İngilizce satış noktası, yani “Point of sale” sözcüklerinin kısaltması olan POS sistemi, satışın tamamlandığı, yani ödemenin yapıldığı noktada personelin işlerini kolaylaştıran, süreçleri hızlandıran ve insan hatası ihtimallerini azaltmayı amaçlayan sistemlere denir. Ancak günümüzde yer yer bilgi eksikliği, yer yer de kavram karmaşası yüzünden POS sistemi kavramı ve bununla ilgili bilgilerde ciddi bir kirlilik ve kafa karışıklığı ortaya çıkmaktadır. Bu yazımızda bu kavramların bazılarına açıklık getirmeye çalışacak ve POS sistemlerine derinlemesine inceleyeceğiz; fakat konuyla ilgili derin incelemeye girmeden önce POS sistemlerinin en temel işlevlerini belirtmekte fayda var.
POS, (Point of sale) yani satış noktası, alışverişin tamamlnadığı ve işletmenin, müşteri tarafından satın alınan mal veya hizmet karşılığında ortaya çıkan alacağı tahsil ettiği konumdur. Yani halk arasında “kasa” diye tabir ettiğimiz yerdir. POS çözümü, POS yazılımı, POS cihazı veya halk arasında yazar kasa otomasyon sistemi, restoran yönetim sistemi, restoran otomasyon sistemi gibi adlarla da bilinen POS sistemleri; restoranlarda ödemelerin alınması, siparişlerin takip edilmesi, servis süreçlerinin aksaksız sürdürülmesi gibi amaçlara da destek olur.
POS Sistemleriyle İlgili Kavram Karmaşaları
POS sistemi adıyla anılan sistemlerin iki boyutu vardır. POS yazılımı ve POS cihazı. POS yazılımlarının adlandırılmasında ve anlamlandırılmasındaysa ciddi bir kafa karışıklığı söz konusudur. Bu karışıklık özellikle POS yazılımları konusunda öne çıkmaktadır. Günümüzde bu yazılımlardan bahsederken; restoran yönetim sistemi, restoran yazılımı, restoran programı, restoran otomasyon programı, restoran sipariş programı gibi isimler de kullanılmaktadır.
POS Yazılımları
Yıllar içinde giderek gelişen ve gerek dâhilî olarak gerekse ek modül ve eklentilerle özellikleri gelişen POS yazılımları, günümüzde bir restoranın neredeyse tüm yönetim ihtiyaçlarını karşılayabilecek düzeye gelmiştir. Vardiyaları düzenlemekten tutun da personel performansını takip etmeye veya sipariş ve paket servis hizmetlerini yönetmeye kadar geniş özellikler sunan POS sistemleri vardır. Zaten yukarıda bahsettiğimiz kafa karışıklığına neden olan da budur.
Pos yazılımlarını iki ana başlık altında incelemek mümkündür. Bunlar “on-premises” denen, işletmede kurulu yazılımlar ve bulut (cloud) POS yazılımlardır. İki sistemin de kullanım, maliyet, kabiliyetler gibi tüm konularda kendine göre üstünlükleri ve zaafları bulunmaktadır.
On-premises (Taşınmaz) POS Sistemleri
“On-premises” POS sistemlerini ifadesinin, üzerinde ortak karara varılmış bir Türkçe karşılığı yoktur. Taşınmaz POS sistemleri olarak dilimize çevrilmesi mümkün ve ifadenin mantığına uygundur. On premises POS yani taşınmaz POS yazılımları, iş yerinde bulunan bir cihaza yüklenen bir POS yazılımıdır. Bu yazılımlarda tüm müşteri verileri ya da istatistikler, işletmenin içindeki bir cihazda ya da işletmenin kurduğu bir sunucuda depolanır.
On premises, yani taşınmaz POS sistemi kuran; yeterli ekonomik güce sahip ve belirli büyüklüğün üzerindeki işletmeler, bir ağ oluşturup tüm şubelerindeki POS’ları bu ağa dâhil ederek merkezî bir veri tabanı oluşturabilir. Daha küçük ve tekil işletmelerse ya işletmenin içinde kurulan bir sunucuda veri depolamayı tercih edebilir.
Bu durumun en açık riski; yangın, sel, cihazı bir şekilde zarar görmesi, elektrik sisteminden kaynaklı bir arıza gibi durumlarda tüm verinin kaybedilmesi gibi durumlardır.
Bunun dışında, taşınmaz (on-premises) POS sistemleri, zamanla ortaya çıkan güvenlik açıkları ve tehditlerinden korunmak için, belli aralıklarla güncellenmelidir. Bu da genelde POS yazılımı sağlayıcısı tarafından sağlanır.
Taşınmaz (on-premises) POS programlarının çalışması için marka model kısıtlamaları da söz konusu olabilmektedir. Bu durumda hem POS cihazı hem de yazılım ve bunlarla ilgili tüm bakım ve güncelleme işlemlerini belli bir firmadan edinme zorunluluğu ortaya çıkabilmektedir.
Taşınmaz POS yazılımlarının en büyük avantajı, operasyonu sürdürebilmek için sürekli bir internet bağlantısında gereksinim duymamalarıdır. Topladıkları veriyi, belirli aralıklarla merkez sunucuya depolanmak üzere gönderebilirler.
Taşınmaz POS programları, ilk kurulum sırasında, görece yüksek bir maliyete neden olmaktadır. Ancak lisans bir kere satın alındıktan sonra yazılım bakımı ve güncellemeler için çok ufak ücretler ödeyerek kullanım sürdürülebilir.
Taşınmaz POS sistemlerine bir örnek incelemek için buraya tıklayın.
Bulut (Cloud) POS Yazılımları
Bulut POS sistemlerinin en büyük üstünlüğü, veri tabanının işletmede değil, hizmet sağlayıcısında bulunmasıdır. Günümüzde bulut POS hizmeti veren firmaların büyük çoğunluğu veri güvenliği ve yedekleme garantisi vermektedir. Böyle fiziksel veya teknolojik bir kazadan dolayı verilerin yitirilmesi riski en aza indirilmiş olur.
Bulut tabanlı restoran yazılımları, yani bulut tabanlı POS yazılımlarının bir diğer avantajı da ilk kurulum ücretlerinin görece çok daha düşük olmasıdır. Fakat çoğu bulut tabanlı POS yazılımında, kullanıma devam edebilmek için belirli bir bedeli ödemeye devam etmek gerekir.
Bunların dışında çoğu bulut POS yazılımında kurulum kopyalama özelliği mevcuttur. Bu sayede, söz gelimi yeni bir şube açıldığında diğer şubede kullanılan, personelin alıştığı ve üzerinde eğitim aldığı kurulumu ve menüleri, sisteme yeni dâhil edilen POS’a aktararak, yeni şubenin POS sistemini ve şubeyi, çok hızlı şekilde çalışabilir hâle getirme imkânı vardır. Çoğu bulut POS yazılımı donanım yönünden herhangi bir kısıtlama getirmemektedir.
Tüm bunlara ek olarak, bulut tabanlı POS programlarında tüm veri tek bir merkezde toplandığı için, tüm istatistikleri neredeyse anlık olarak ve tüm şubeler için görmek mümkün olmaktadır.
Bulut POS yazılımlarının bir diğer tabirle restoran programlarının ilk örnekleri, sürekli bir internet bağlantısına ihtiyaç duyuyordu. Bu da, internet erişiminin kesildiği durumlarda tüm satış ve servis süreçlerinin sekteye uğramasıyla sonuçlanıyordu. Bu durum da doğrudan ve dolaylı maddi zarara yol açtığı gibi müşteri şikâyetlerine de neden oluyordu.
Bulut POS sistemlerine bir örnek incelemek için buraya tıklayın.
POS Yazılımı ve POS Makinesi Farkı
“POS” veya “POS sistemi” ifadeleri bazı durumlarda hem POS cihazını hem POS yazılımını bazen de ikisini birden ifade etmek için kullanılmaktadır. Sektörün içindeki biri için genelde anlaşılır olan bu durum, sektöre yeni girenler için kafa karıştırıcı olabilmektedir.
POS cihazı, POS yazılımını çalıştırmak üzere üretilmiş bir çeşit bilgisayardır. POS yazılımıysa POS işlevlerini üzerinde barındıran bir bilgisayar programıdır. Daha önce de sözü edildiği gibi; bazı donanımlar ve yazılımlar, birbiriyle çalışmak üzere kurgulanmıştır. Başka marka yazılım veya donanımlarla çalışmayabilirler. Bazı POS yazılımı ya da POS cihazlarındaysa böyle bir kısıtlama yoktur. Hatta günümüzde, bulut tabanlı POS yazılımlarıyla birlikte çalışacak üzere tasarlanmış özel tasarımlı POS cihazları da mevcuttur.
POS ve EFT POS Karmaşası
POS cihazı denen bir başka cihaz da kredi kartı ya da atm kartlarıyla ödeme yapmak istediğimiz sırada kullanılan cihazlardır. Bu cihazların T.C. maliye bakanlığı yönetmeliklerindeki adı veya türü “Ödeme Kaydedici Cihaz” yani ÖKC’dir. Sektörün içindeki insanlar tarafından EFT POS olarak da anılır. Bu cihazlar da kendi aralarında yeni nesil ÖKC ve eski nesil ÖKC’ler olarak ayrılmaktadır. Ancak Gelir İDaresi Başkanlığının mevzuatlarıyla ilgili olan bu konu, başka bir makalede ele alınabilecek, oldukça kapsamlı bir konudur.
EFT yazar kasa POS’lara bir örnek incelemek için buraya tıklayın.
POS Sistemlerinin Geçmişi ve Bugünü
POS sistemleri – ki burada POS sistemi derken hem yazılımı hem donanımı kastediyoruz – ilk ortaya çıktıkları dönemlerde basit birer otomatik yazar kasadan farksızdılar. Bugünse bir sinir ağının merkezi gibi davranabilecek kadar karmaşıklaşmış ve üçüncü taraf yazılımlarla bütünleşebilecek, onlara veri sağlayabilecek veya onların topladığı veriler üzerinden işlem yapabilecek kadar gelişmiş POS sistemleri bulunmaktadır.
Aslında ortaya çıkan kafa karışıklığının ve POS sistemlerinin, restoran otomasyon sistemi gibi adlarla anılmasının altında yatan neden de budur. Örneğin; bazı POS yazılımları o kadar gelişmiştir ki personelin yönetimi, görev atamaları, vardiya düzenlemeleri, performans takibi gibi süreçler buradan yönetilebilmektedir. Dolayısıyla bunlara restoran yönetim sistemi ya da restoran otomasyon sistemi denmesi pek de yadırganmamalı.
Özünde ödeme süreçlerini yürütmek ve bunları kayıt altında aldıkları için, yazar kasa otomasyon sistemleri olarak anılmaları da çok sıra dışı bir durum değil. Tüm sipariş süreçleri buradan yönetildiği içinse bazı kimseler, bu sistemlere restoran sipariş sistemleri de demektedir.
