Bir otel yönetirken, doğru otel yazılımını seçmek son derece önemlidir çünkü bu yazılım, yöneticilerin işlerini takip etmesini, maliyetleri kontrol altında tutmasını ve hızlı, veriye dayalı kararlar almasını sağlar. Otel yazılımı seçerken, entegrasyon kabiliyeti, ölçeklenebilirlik, mobil uyumluluk ve sistemin özelleştirilebilir olması gibi özellikler dikkate alınmalıdır. Çünkü doğru kriterlere göre seçilmiş bir otel yazılımı, otelin verimliliğini, misafir memnuniyetini ve genel kârlılığını önemli ölçüde artırır. Doğru otel yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken 10 maddeyi yazımızda listeledik.
Otel Yazılımı Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
1. Entegrasyon Kapasitesi
Entegrasyon kapasitesi bir otel yazılımı seçerken dikkat edilecekler arasından ilk sırada yer almalıdır. Çünkü seçilen yazılımın otelin mevcut sistemleriyle ve diğer üçüncü taraf uygulama ve otel yönetim sistemleriyle sorunsuz bir şekilde entegre olabilmesi beklenir.
Otel yazılımı seçerken, satış noktası (POS) sistemleri, rezervasyon motorları ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçlarıyla sorunsuz bir şekilde entegrasyon sağlayabilen ürünlere öncelik verilmesi, otelin geleceğine yapılan bir yatırım olarak düşünülebilir. Diğer taraftan, güçlü API’ler veya önceden yapılmış entegrasyonlar sunan yazılımlar, veri akışının kesintisiz ve sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesini sağlar. Bu tür sistemler birlikte çalışarak aralarında veri alışverişi yapar ve işletmenin operasyonel verimliliğini artırır. Otelin tüm bölümleri arasında sağlanan akıcı bilgi paylaşımı sayesinde yöneticilerin karar alma süreçleri hızlanır; bu da mali ve diğer tür sorunları erkenden fark etmelerini sağlar ve hizmet kalitesinin artmasına dolayısıyla da misafir memnuniyetinin yükselmesine katkıda bulunur.
2. Kullanıcı Dostu Olması
Otel yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken diğer önemli bir konu ise seçilen yazılım sisteminin kullanıcı dostu bir arayüze sahip olmasıdır. Seçilen otel yazılımının kullanım kolaylığı, personelinizin hızla uyum sağlamasına yardımcı olacağı için eğitim ve adaptasyon süreçleriniz hızlanacaktır. Kullanıcı dostu bir arayüz ve sezgisel navigasyona sahip olan bir otel yazılımı öğrenme süresini kısaltır ve hata olasılığını azaltır. Bu açıdan otelin özel ihtiyaçlarına uygun özelleştirilebilir paneller ve anlaşılması kolay iş akışları sunan yazılımlar tercih edilmelidir. Bir demo veya deneme süreci, yazılımın kullanım kolaylığını ve ekip ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını değerlendirmek içinde yardımcı olabilir.
3. Ölçeklenebilirlik
Büyüme, markalaşma ve otelin yeni şubeler açarak genişlemesi, otel yöneticilerinin hedefleri arasında yer alabilir. Otelin birden fazla mülkü varsa, bu mülklerin hepsinin tek ekrandan kolayca yönetilebilmesi ve alınan yazılımın buna göre ölçeklenebilmesi gerekir. Artan işlem ve veri hacmini performansta bir düşüş olmadan yönetebilecek yazılımlar seçmek, işletmenin uzun vadede tasarruf etmesini sağlar. Ölçeklenebilirlik, yazılımın değişen ve büyüyen ihtiyaçlarınıza uyum sağlamasını, yeni özellikler eklemeyi, ek mülkleri desteklemeyi veya daha fazla kullanıcıyı barındırmayı mümkün kılar.
4. Müşteri Desteği
Otel yazılımı seçerken istenmeyen teknik sorunların da olabileceğini hatırda tutmak gerekir. Bu yüzden otel yazılımı sağlayıcısı firmanın güvenilir bir müşteri destek ekibini olması yine otel yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken kritik faktörlerden biridir. Yazılım sağlayıcısının kapsamlı destek hizmetleri sunduğundan, 7/24 yardım alabileceğinizden, eğitim ve sorun çözme konusunda yeterli bir ekibi olduğunda emin olmak kötü sürprizleri daha oluşmadan önlemek için faydalı olacaktır. İyi bir müşteri desteği istenmeyen sorun meydan geldiğinde bile sorunu hızlı bir şekilde çözmenizi sağlayacağından operasyonunuzda oluşabilecek kesintiler minimuma iner. Otel yazılımı seçerken hizmeti sağlayıcısının sunduğu canlı sohbet, telefon desteği ve çevrimiçi kaynaklar gibi destek ve eğitim seçeneklerini değerlendir.
5. Mobil Uyumlu Olması
Çağımızın hızlı temposu bankacılıktan yeni kurslar almaya, psikolojik destek almaktan spor yapmaya kadar çok çeşitli alanlarda mobil uygulamalar kullanılıyor. Bir otel yönetirken de kullanılacak yazılımın mobil uyumlu olması hem yöneticilerin hem de personelin anlık ve sağlıklı iletişim kurmasını sağlayacaktır. Otel çalışanları mobil cihazlarından tüm misafirlerin deneyimleri hakkındaki bilgileri anlık olarak takip edebilecek ve operasyonun hem kalitesi hem de hızı artacaktır. Diğer taraftan misafirler için mobil uyumluluk, mobil giriş/çıkış ve rezervasyon yönetimi gibi kullanışlı özellikler sunacaktır.
Misafirlerin kendi mobil telefonlarıyla check-in ve check-out yapmalarına olanak tanıyan bir otel yazılımı modern ve bulut tabanlı bir çözümlerdir ve misafir deneyimini geliştirmek için tasarlanmıştır. Mobil uyumluluğu olan bir otel yönetim sistemi misafirlerin, resepsiyona uğramadan, odalarını seçmek, detayları onaylamak ve dijital oda anahtarını almak gibi işlemleri akıllı telefonları üzerinden yapmalarını sağlar. Misafirler bunun yanı sıra mobil cihazları üzerinden rezervasyonlarını yönetebilir, rezervasyonlarında değişiklik yapabilir veya özel taleplerde bulunabilirler. Mobil check-in/out sürecine entegre edilmiş güvenli ödeme işlemleri ile misafirler faturalarını da telefonlarından ödeyebilirler. Bu açıdan yöneticiler için en iyi otel yazılımı son teknoloji bulut tabanlı olanlardır diyebiliriz.
6. Veri Güvenliği
İçinde yaşadığımız dijital çağ bir çok kolaylık sunarken veri güvenliği konusunda da hassas davranmamız gerektiğinin altını çiziyor. Misafirlerin pasaport numarası, kredi kartı bilgileri gibi hassas verilerin korunması otel yazılımı seçerken önceliklendirilmesi gereken bir konudur. Yazılım sağlayıcısının sıkı ve en güncel güvenlik standartlarına ve düzenlemelere uyduğundan emin olmak veri kayıpları ve kötüye kullanımları önleyecektir. Veri şifreleme, güvenli ödeme işleme ve düzenli yazılım güncellemeleri gibi özellikleri hakkında bilgi almak otel yazılımı seçerken dikkat etmeniz gereken noktalardandır. Ayrıca yazılımın misafir bilgilerini korumak için GDPR gibi veri koruma yasalarına uygun olması gereklidir.
7. Raporlama ve Analitik Özellikler
Kapsamlı raporlama ve analitik yetenekler diğer tüm sektörlerde olduğu gibi konaklama sektörü içinde veri odaklı kararlar alabilmek için önemlidir. Finansal raporlar, doluluk istatistikleri ve misafir demografileri gibi kapsamlı raporlama özellikleri sunan otel yazılımları tercih ederek hizmet kalitelerinin analizleri, veri bazlı promosyonlar ve sadakat programları hazırlanabilir. Aynı zamanda bu özelliğin stok takibinden kat hizmetlerine kadar otelin her alanıyla ilgili rapor ve analizler sunabildiğini de akılda tutmak gerekir.
Raporlama ve analitik özelliklerin otel yöneticilerine sağladığı faydalar:
Otel Yazılımı Raporlama Özellikleri:
i. Finansal Raporlar:
Finansal raporlar, otel yönetiminde birkaç ana başlık altında incelenebilir. Gelir raporları yöneticilere odalar, yiyecek ve içecek gibi departman bazında geliri izleyerek kârlılık ve performans hakkında detaylı bilgiler sunar. Bu sayede yöneticiler finansal kararları daha isabetli bir şekilde alabilir, istenmeyen durumlara karşı önlem alabilirler.
Doluluk raporları ise oda doluluk oranlarını, Ortalama Günlük Fiyat (ADR) ve Mevcut Oda Başına Gelir (RevPAR) gibi otelin önemli performans göstergelerini takip eder. Bu verilerin ışığında yöneticiler otelin gelir yönetimi stratejilerini verimli bir şekilde optimize edebilir, günlük, haftalık ve aylık finansal özetlerle otelin farklı dönemlerdeki finansal durumunu takip edebilirler. Bu raporlar, otel yöneticilerinin bilinçli ve stratejik kararlar almasına yardımcı olan önemli bir özelliktir.
ii. Operasyonel Raporlar:
Operasyonel raporlar, otel yöneticilerinin otelde günlük olarak yapılması gereken görevlerin durumunu, ilerlemesini ve meydana gelen aksamaları verimli bir şekilde görüntülemesi ve yönetmesine olanak tanır. Kat hizmetleri raporları, oda durumu, temizlik süreçleri ve kat hizmetlerinin hangi aşamada olduğunu izleyerek bu bölümlerin etkinliğini artırmayı hedefler. Resepsiyon raporları ise misafirlerin giriş, çıkışlarını ve diğer resepsiyon süreçlerinin takibini ve sorunsuz bir şekilde yönetilmesini sağlar.
Bakım raporları bir diğer önemli araçtır. Oteldeki bakımı yapılması gereken odalardan mutfağa kadar her türlü sorunun ve iş emirlerinin takibini sağlar. Bu araç sayesinde otel yöneticileri gerekli onarım ve bakım işlemlerinin zamanında yapılmasını garantiler. Otel yazılımının operasyonel raporlar aracı otelin her alanındaki hizmetin kesintisiz ve verimli bir şekilde devam etmesi için önemlidir.
iii. Misafir Yönetimi Raporları
Misafir yönetimi raporları, otel yöneticilerine misafir deneyimini ve memnuniyetini iyileştirme konusunda hassas bilgiler sağlar. Misafir profilleri ve geçmişi, misafirlerin davranışlarını, tercihlerini ve harcama alışkanlıklarını analiz ederek, otelin sunduğu hizmetlerin kişiselleştirilmesi için kullanılabilir. Diğer taraftan bu veriler pazarlama çalışmalarını daha hedef odaklı olarak planlanmasına yardımcı olur.
Misafir memnuniyeti raporları ise yine otel yönetiminin otelde yolunda gitmeyen yada yetersiz olan hizmetlerini ve yönlerini belirlemeleri için kullanılır. Bu araç sayesinde PMS’de toplanan anketler, yorumlar ve geri bildirimler analiz edilerek gerekli hizmet iyileştirmeleri yapılabilir. Bu raporlar, otel yöneticilerinin otelin sunduğu hizmet kalitesini artırarak, misafir sadakatini ve memnuniyetini yükseltmeye yönelik stratejilerini geliştirmelerini sağlar. İyi yönetilmiş bir sadakat programı sayesinde ise otelin sürekliliği desteklenirken gelirlerinin artması hatta yeni şubeler açarak büyümesi sağlanabilir.
iv. Analitik Özellikler
Otel yazılımı seçerken yazılımın analitik özelliklerinin yeterliliği de göz önünde bulundurulması gereken kriterlerden biri olmalıdır. Çünkü otel yazılımlarının analitik özellikleri otel yöneticilerine operasyonları optimize etme, misafir memnuniyetini ve gelirlerini artırmak için güçlü araçlar sunar. Bu sistemler otel operasyonlarından elde edilen rezervasyonlar, misafir tercihleri ve finansal işlemler gibi büyük miktarda veriyi kolayca işleyebilir. Otel yazılımlarının analitik araçları otelin doluluk oranları, Ortalama Günlük Fiyat (ADR) ve Mevcut Oda Başına Gelir (RevPAR) gibi önemli performans göstergelerini (KPI’lar) izlemeyi sağlar. Bu seviyede bir analiz, yöneticilerin operasyonel verimliliği ve kârlılığı artırmak için çeşitli çalışmaları yapabilmek için ihtiyaç duydukları veri odaklı kararları almalarına olanak tanır. Ayrıca, sektördeki trendleri belirlemeye, performansı takip etme ve sonuçları sektör standartları veya otelin geçmiş dönemleriyle karşılaştırmalarına yardımcı olur.
Bunun yanı sıra, otel PMS yazılımlarındaki gelişmiş analitik özellikler tahmine dayalı analiz ve iş zekası yeteneklerini de içerir. Bu sayede yöneticiler tahmine dayalı analizler yapabilirler. Otelin geçmiş verilerini ve misafir eğilimleri analiz ederek otelin geleceği, sonraki sezondaki muhtemel doluluk, oranlarını tahmin edebileceği için rekabetçi fiyatlandırma stratejilerini geliştirebilirler.
8. Maliyet ve Fiyatlandırma Yapısı
Otel yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken bir diğer konu ise yazılımın maliyetini ve fiyatıdır. Karar vermeden önce otel yazılım sistemlerinin ilk maliyetlerini, abonelik ücretlerini ve yükseltme veya destek için talep edilen ek ücretleri karşılaştırabilirsiniz. Bu aşamada, yerel bir otel yazılım sisteminin donanım, bakım ve IT gibi masrafları sürekli olarak doğuracağını, ancak bulut tabanlı bir otel yazılımının ilk etapta pahalı gibi görünse de uzun vadede çok daha tasarruflu olduğunu, çünkü yerel bir sistemin gerektirdiği donanım, onarım, bakım ve güncelleme gibi masrafları yaratmadığını hatırlamanızda fayda var. Ayrıca, bulut sistemlerin otel yöneticilerine sağladığı esnekliğin de unutulmaması gerekir; bu sayede yöneticiler tatildeyken, spor yaparken ya da piknikteyken, internet erişimi olan her yerden otelin her türlü verisine erişebilir ve anlık problemleri, aksamaları hızlıca çözebilir.
9. Özelleştirme ve Esneklik
Her otelin kendine özgü ihtiyaçları ve operasyonel gereksinimleri olduğu gibi işlerin iyi gidip büyüyebileceğini hesaba katmak otel yazılımı seçerken göz önünde bulundurulmalıdır. Özelleştirme ve esneklik sunan yazılımlar seçmek, özelleştirilebilir rezervasyon motorları, uyarlanabilir oda konfigürasyonları ve özel raporlama seçeneklerini içerirler. Yazılımın otelinizin iş akışına ve tercihlerine uyacak şekilde ayarlanabilir olması, etkinliğini ve kullanılabilirliğini artırdığı gibi otelinizden elde ettiğiniz verimi de artıracaktır. Diğer taraftan, otel ve restoran yazılımı özelleştirmeleri işletmenizin spesifik ihtiyaçlarını karşılamak ve operasyonel verimliliği artırmak açısından da kritik bir rol oynar.
10. Kullanıcı Yorumları
Yazılım sağlayıcısını ve sağlayıcının varsa uluslararası partnerlerini araştırmak, ürün seçim sürecinde size yardımcı olabilir. Uluslararası ortaklara sahip markalar, ürün hakkında HotelTechReport gibi güvenilir platformlardaki kullanıcı yorumlarını incelemek, ürün ve sağlayıcı firma hakkındaki endişelerinizi ortadan kaldırarak en doğru işbirliği için size gerekli öngörüyü sağlayacaktır.
Otel Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Etkenler
Otel yazılımı seçerken, otelinizin bütçesi, hedefleri ve teknik bilgi düzeyi gibi faktörleri göz önünde bulundurmak oldukça önemlidir.
i. Bütçe Dikkate Alınması
Otel yazılımı seçerken, yalnızca başlangıç maliyetine odaklanmak yerine, uzun vadeli yatırım getirisini (ROI) değerlendirmek daha sağlıklı olacaktır. Bu açıdan bulut tabanlı otel yazılımları abonelik bazlı fiyatlar sunacağı için çok daha öngörülebilir bir maliyet sunacaktır. Bulut bazlı otel yazılım sistemleri tüm datayı bulutta saklandığı ve güncellemeler otomatik olarak yapıldığı için uzun vadede daha hesaplı alternatiflerdir. Çünkü bulut teknolojisine yatırım yapan bir otel IT, donanım ve bakım gibi masraflardan kurtulur, ölçeklenebilme özelliğiyle zincir otellerde her bir şube tek bir ekrandan yönetilebilir.
ii. Otel Hedefleriyle Uyum
Seçeceğiniz yazılım misafir deneyimlerini iyileştirmek, operasyonel verimliliği artırmak veya geliri yükseltmek gibi işletme hedefleriyle uyumlu olmalıdır. Yazılımın özelliklerinin bu hedefleri nasıl destekleyebileceğini göz önünde bulundurun. Örneğin, misafir memnuniyetini artırmayı amaçlayan bir işletme CRM ve misafir iletişim araçlarıyla entegre edilmiş bir otel yazılımı seçmelidir.
iii. Teknik Bilgi ve Kullanım Kolaylığı
Personelin otel PMS sistemleri hakkında sahip olduğu teknik bilgi düzeyi de otel yazılımı seçimi yaparken önemli bir faktördür. Basit bir arayüze sahip kullanıcı dostu bir PMS personelin eğitim ihtiyacını azaltır ve yeni sisteme hızlı bir şekilde uyum sağlamasına yardımcı olabilir. Eğer yeterli IT uzmanlığı olmayan bir ekip yönetiyorsanız kullanımı kolay olan bulut tabanlı bir PMS en iyi seçenek olabilir.
Otel yazılımları nasıl kullanılır?
Otel yazılımını kullanmak genellikle sistemin otelinize özel detaylarla, örneğin oda tipleri, fiyatlar ve hizmetler ile yapılandırılmasıyla gerçekleştirilir. Personelin, rezervasyon yapma, misafirler giriş ve çıkış işlemleri, ödemeler ve temizlik programlarını yönetme gibi görevlerde otel yazılımı kullanması olarak özetlenebilir. Bunun için yönetici ve çalışanların otel yazılımı hakkında gerekli eğitimleri alması, sistemin verimli ve hatasız bir şekilde kullanılabilmesi açısından büyük önem taşır.
