Tümü olmasa bile çoğu otel, odalarının yatak tipini sık sık değiştirmektedir. Uyku düzenlemelerinde esneklik sağlamak için, iki tek kişilik yatak zaman zaman çift kişilik yatak olarak birleştirilir. Özellikle ailelere ev sahipliği yapan bazı oteller, çek yat tipi yatak kullanmayı tercih etmektedir.
Bu tür bir operasyonel esnekliği tercih eden otellerin Kat Hizmetleri çalışanları ile görüşüldüğünde, otelin diğer departmanlarının, yatak düzenlemelerine ne kadar zaman ve emek harcandığının farkında olmadığı görülüyor.
Elbette otelller, misafirlerinin isteklerini mümkün olduğunca karşılamak ister. Acaba Kat Hizmetleri’nin iş yükünü azaltarak, daha çok değil ama daha akıllıca çalışmalarını sağlayarak misafir istekleri karşılanabilir mi?
OPERA, otellerin yatak tipi değişikliklerinde yararlanabileceği çok kullanışlı bir araç sunuyor. Fakat bunu başarıyla kullanabilmek için hem ön büro hem de kat hizmetleri departmanlarının beraber çalışması gerekiyor.
Yatak tipi değişikliğinde kolaylık sağlayan fonksiyonun adı “oda durumu / room conditions” ve uygulama ayarlarında “oda yönetim grubu /room management group” altından etkinleştirilebiliyor. Fonksiyon etkinleştirildikten sonra, rezervasyonlar -> kodlar -> oda durumlarında (reservations -> codes –> room conditions) bazı uygun kodları yapılandırmak gerekiyor.
“çek yat açık” ve “birleştirilmiş ikiz yatak” olarak 2 kod yapılandırıldığını varsayalım. OPERA konfigürasyonundan çıkıp ön yüze geri döndüğünüzde, yeni oda durumu seçeneklerini Oda Yönetimi -> Kat Hizmetleri (Rooms Management -> Housekeeping) altında bulabilirsiniz.
Kat hizmetlerinin, odaların durumunu (201 no’lu odada “çek yat yatak” var, vs.) kimin güncelleyeceğine karar vermesi ve bu listeyi sürekli güncel tutması gerekiyor.
Kat hizmetleri güncellemeleri tamamladıktan sonra ön büro, F3 oda arama ekranından her odanın durumunu görebiliyor ve bir durum tanımlanmış odayı rezerve etmek istediğinde sistemden uyarı mesajı alıyor. Böylece, ön büronun işini kolaylaştıracak bilgiye erişimi ve yatak tipi değiştirilmiş odalara hemen başka bir misafirin yerleştirilmesi sağlanıyor.
Kat hizmetlerinin oda durumlarını güncellemek için her gün ekstradan 15 dakika daha harcaması gerekiyor. Fakat yatak tipi değiştirilmiş odalar, mevcut haliyle rezerve edilemezse, odayı eski haline getirmek daha fazla zaman alacaktır. Bir çek yat yatağı hazırlamanın 10 dakika aldığını var sayalım. Eğer otele günde 15 çek yat yatak talebi geliyorsa, tüm yatakların hazırlanması kat hizmetlerinin 150 dakikasına(2,5 saat) mal olacaktır.
Kaynak: MICROS Blog
