İçindekiler
Kişisel verilerin korunması ve tanıtım amaçlı iletilerin sınırlandırılması, dijital dünyanın üzerine en çok düşündüğü konulardan biri. Bu amaçla, neredeyse dünyanın her yerinde kapsamlı yasal düzenlemeler yapılıyor. Yapılan bu kapsamlı yasal düzenlemeler sayesinde, şirketlerin daha önce iletişim bilgilerini aldığı tüketicilerle iletişiminin sistematik bir şekilde kontrol edilmesi, tüketicilerin de kendilerine hangi yollarla ulaşılmasını tercih ettiğini belirtmesi mümkün oluyor. İleti Yönetim Sistemi (İYS), temelde bu fikirle ortaya çıkan yasal düzenlemenin bir sonucu. İYS’nin bütünüyle devreye girmesiyle birlikte, tüketiciler hangi şirketin kendisine ulaşabileceğini ve hangi iletişim kanalından ulaşmasını istediğini belirleyebilecek. Böylece, tüketicinin sıklıkla ilgilenmediği duyurularla rahatsız edilmesinin önüne geçilecek.
İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?
Müşterilere gönderilen ticari iletilerin belirlenen istisnalar dışında müşteri onayı alınmadan gönderilmesinin ve müşterinin izin vermesi durumunda da gönderilen iletilerde müşteri tarafından ileti akışına son verilebilmesiyle ilgili düzenleme, 6563 sayılı “Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun” ve “Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik” kapsamında gerçekleştirilmişti.
Hem kanun hem de yönetmelik’te, ticari iletilerin gönderimi için alınacak izinlerde, eğer onay fiziksel ortamda alınıyorsa ıslak imza alınması gerekiyor. Bunun yanında, bu belgelerin fiziksel olarak saklanması zor olacağı için elektronik ortamda onay alınması daha çok tercih edilen bir yöntem. Bu durumda, alıcının sağladığı iletişim kanallarına bilginin bir gün içinde iletilmesi gerekiyor ve elektronik ortamda saklanan tüketici verilerinin güvenliğinin sağlanması en önemli şart.
İleti Yönetim Sistemi, bu süreçlerin tamamında hem şirketlerin hem de tüketicilerin sorun ve ihtiyaçlarını karşılamak için üretilmiş bir çözümdür. Ticaret Bakanlığı tarafından ilgili Kanun ve Yönetmelik üzerinde tanımlanan şartların yerine getirilebilmesi için çeşitli düzenlemeler de sonraki süreçte gerçekleştirildi. Tüm bu süreçlerin hem şirketler hem de tüketiciler tarafından tek ortamda yönetilebilmesi amacıyla da Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’ne verilen izinle birlikte İleti Yönetim Sistemi kuruldu.
İleti Yönetim Sistem, tüketiciler tarafından ileti gönderme izni verdiği işletmelerin kendisine hangi yolla ulaşmasının belirlenmesini, izinlerin sonlandırılması gibi amaçlarla kullanılacak. Şirketler ise İYS’yi izinleri saklayıp yönetmek için kullanılıyor.
İleti Yönetim Sistemi Ne İşe Yarar?
- Müşteri İzinleri: İleti Yönetim Sistemi (İYS), işletmelerin ticari elektronik ileti gönderimleri için gerekli olan müşteri izinlerini toplamasını, saklamasını ve yönetmesini sağlar.
- Yasal Uyum: Ticari elektronik iletiler için gerekli olan onayları düzenleyerek KVKK ve ilgili diğer yasalara uyum sağlar.
- Şeffaflık ve Güvenilirlik: Müşterilere iletilerini görüntüleme, izinlerini değiştirme veya iptal etme imkanı tanıyarak şeffaf bir iletişim süreci oluşturur.
- İşletme İtibarı: Yetkisiz iletilerin gönderimini engelleyerek müşteri memnuniyetini artırır ve marka itibarını korur.
- Verimlilik: İşletmelerin ticari iletilerini daha etkin bir şekilde yönetmesine olanak tanır ve gereksiz iletişim maliyetlerini azaltır.
- Kapsamlı Raporlama: Gönderilen iletilerin takibini yapar ve performans analizleri sunarak işletmelere stratejik veri sağlar.
İleti Yönetim Sistemi, işletmelerin hem yasal zorunluluklara uygun hareket etmesini hem de müşterileriyle daha güçlü bir bağ kurmasını sağlar.
İleti Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?
- İzin Toplama ve Saklama: İşletmeler, müşterilerden ticari elektronik ileti gönderimi için onay alır ve bu izinler İleti Yönetim Sistemi (İYS) platformunda saklanır.
- Onayların Yönetimi: Müşteriler, İYS üzerinden izinlerini görüntüleyebilir, düzenleyebilir veya tamamen iptal edebilir. Bu süreç, kullanıcıların süreç boyunca tam herşeyde tam kontrol sağlamasına olanak verir.
- İletilerin Kontrolü: İYS, işletmelerin göndereceği ticari iletileri kontrol eder ve yalnızca izinli alıcılara gönderilmesine olanak tanır.
- Yasal Uyumun Sağlanması: Sistem, ileti gönderim süreçlerinin KVKK ve ilgili diğer mevzuatlara uygun şekilde işlemesini sağlar.
- Takip ve Raporlama: Gönderilen iletilerin performansı ve izin durumu takip edilir. İYS, işletmelere detaylı raporlar sunarak süreçlerini optimize etmelerine yardımcı olur.
İleti Yönetim Sistemi, hem işletmelerin ticari iletişimlerini yasal çerçevede sürdürmesini hem de müşteri memnuniyetini artırmasını sağlar.
İleti Yönetim Sistemi Neden Önemlidir?
- Yasal Zorunluluklara Uyum: İleti Yönetim Sistemi (İYS), işletmelerin ticari elektronik ileti gönderiminde KVKK ve Ticari İletişim Kanunu gibi yasal düzenlemelere uygun hareket etmesini sağlar.
- Müşteri Güveni ve Memnuniyeti: Müşterilere izinlerini yönetme ve kontrol etme imkanı tanıyarak, güvenilir bir iletişim süreci oluşturur ve müşteri memnuniyetini artırır.
- Şeffaf İletişim: İşletmelerin ticari iletilerini şeffaf bir şekilde yürütmesini sağlayarak, kullanıcıların iletişim süreçlerine dahil olmasını kolaylaştırır.
- İşletme İtibarını Koruma: Yetkisiz ve istenmeyen iletilerin önüne geçerek marka itibarını korur ve olası müşteri kayıplarını önler.
- Etkili Veri Yönetimi: İzinler ve iletişim süreçleriyle ilgili tüm bilgileri merkezi bir platformda toplayarak, işletmelere düzenli ve kolay yönetilebilir bir yapı sunar.
- Maliyeti Azaltma: Hedefe yönelik, izinli iletişim sağladığı için gereksiz gönderim maliyetlerini düşürür ve iletişim süreçlerini optimize eder.
İYS Başvurusu ve Kullanımı Hakkında Nelere Dikkat Etmelisiniz?
- Başvuru Sürecini Doğru Yönetin: İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) başvuru yaparken işletme bilgilerinizin tam ve doğru olduğundan emin olun. Eksik veya hatalı bilgiler süreci uzatabilir.
- Yasal Mevzuata Hakim Olun: Ticari elektronik iletilerle ilgili KVKK ve Ticari İletişim Kanunu gibi düzenlemeleri öğrenin ve bu kurallara uygun hareket edin.
- İzinleri Eksiksiz Yükleyin: Mevcut müşteri izinlerinizi İYS’ye eksiksiz ve doğru bir şekilde aktarın. Bu adım, geçmişte alınan izinlerin geçerliliğini koruması için önemlidir.
- Düzenli Güncelleme Yapın: Müşterilerinizin izin durumlarında meydana gelen değişiklikleri İYS’ye düzenli olarak işleyin. Bu, güncel ve yasal bir iletişim ağı kurmanızı sağlar.
- Kullanıcı Deneyimine Odaklanın: Müşterilerin İYS üzerinden izinlerini kolayca görüntüleyip düzenleyebileceği şeffaf ve kullanıcı dostu bir sistem oluşturun.
- Raporlamayı Etkin Kullanım: İYS’nin sunduğu raporlama araçlarını düzenli olarak kullanarak gönderim performansını analiz edin ve süreçlerinizi optimize edin.
- İletişim Stratejinizi Planlayın: Hangi iletilerin, hangi zaman dilimlerinde gönderileceğini planlayarak müşterilerinizin iletişim tercihlerine saygı gösterin.
İYS başvuru ve kullanım süreçlerini doğru bir şekilde yönetmek, hem müşterilerinizle güvenilir bir bağ kurmanızı hem de yasal zorunluluklara tam uyum sağlamanızı kolaylaştırır.
İleti Yönetim Sistemi (IYS) zorunlu mudur?
İleti Yönetim Sistemi (İYS) kullanımı, e-posta, SMS veya telefon aramaları yoluyla tüketicilerle iletişim kuran her ölçekteki işletme için bir zorunluluk haline gelmiştir. Bu düzenleme, tüketicilerin izni olmadan ileti almamalarını garanti altına almayı amaçlamaktadır. Ayrıca, işletmelere verilerini ve izinlerini güvenli bir ortamda saklama ve yönetme imkânı sunan İYS platformunun yaygın kullanımını teşvik etmektedir. İYS kullanımı zorunlu olan işletmelerin bu platforma kayıt yaptırmaları gerekmektedir.
İleti Yönetim Sistemi (IYS) Ertelendi mi?
İleti Yönetim Sistemi (İYS), ticari elektronik iletilerin yönetimi ve tüketici onaylarının takibi amacıyla oluşturulmuş bir platformdur. 2020 yılında başlatılan bu sistem, hizmet sağlayıcıların ticari elektronik ileti onaylarını merkezi bir yapıda toplamasını ve tüketicilerin bu onayları tek bir noktadan yönetebilmesini sağlamaktadır.
Başlangıçta belirlenen takvime göre, 150.000’den fazla ileti onayı bulunan hizmet sağlayıcıların 31 Aralık 2020’ye kadar, 150.000 veya daha az ileti onayı bulunanların ise 31 Mayıs 2021’e kadar İYS’ye veri yüklemeleri gerekiyordu. Tüketiciler, bu onayları belirlenen süreler içinde kontrol edebilir ve tercihlerini güncelleyebilirlerdi.
Güncel durumda, İYS aktif olarak kullanılmakta olup, hizmet sağlayıcılar ve tüketiciler sistem üzerinden işlemlerini gerçekleştirebilmektedir. Ticaret Bakanlığı’nın 18 Eylül 2024 tarihli düzenlemesiyle, ticari elektronik ileti onay ve ret bilgilerinin İYS’ye yüklenmesini sağlayan entegratörlerin Bakanlık tarafından yetkilendirilmesi kararlaştırılmıştır. 1
Bu düzenleme, İYS’nin etkinliğini artırmayı ve tüketici haklarının korunmasını hedeflemektedir. Dolayısıyla, İYS’nin işleyişi devam etmekte olup, hizmet sağlayıcıların ve tüketicilerin sistem üzerindeki işlemlerini güncel mevzuata uygun şekilde sürdürmeleri önem arz etmektedir.
Otel programları, müşteri iletişim izinlerini yöneterek ticari iletileri yasal çerçevede düzenler. İYS entegrasyonu sayesinde iletişim onayları otomatik kaydedilir, pazarlama kampanyaları yalnızca onaylı misafirlere gönderilir ve misafir tercihleri güncel tutulur. Bu, otellerin iletişim süreçlerini daha etkili ve uyumlu hale getirir.Restoran programları, müşteri iletişim izinlerini yasal çerçevede yöneterek ticari iletileri düzenler. SMS, e-posta veya arama yoluyla kampanya mesajları gönderen restoranlar, bu izinleri İYS’ye kaydeder. Programlar, iletişim bilgilerini ve izin durumlarını otomatik takip ederek süreçleri daha etkili ve uyumlu hale getirir.