Otelinizi başarıyla yönetecek dijital ürünler

PMS açılımı "Property Management System" olup, Mülk Yönetim Sistemi anlamına gelir. Otel PMS sistemleri, otellerin rezervasyon, check-in ve check-out işlemleri, kat hizmetleri, faturalandırma ve misafir iletişimi gibi işlerin yürütülmesini, takibini ve işlem verisinin saklanmasını kolaylaştıran dijital çözümlerdir.

Otel sistemleri, tek şubeli butik işletmelerden uluslararası zincirlere kadar farklı ölçeklerdeki otellerin ihtiyaçlarını karşılamak tasarlanmış kapsamlı ürünlerdir. Özellikle bulut tabanlı otel yönetim sistemleri (PMS), yöneticilere ve personele on-prem sistemlere kıyasla çok daha fazla mobilite sunarak, verilere her an her yerden erişim imkânı sağlar. Günlük otel faaliyetlerini yönetmek için merkezi bir sistem olarak çalışır, çevrimiçi rezervasyon platformları, kanal yöneticileri ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçları ile entegre olabilir. Bu entegrasyon sayesinde otellerin oda müsaitliği, fiyatlandırma ve misafir tercihlerini daha verimli bir şekilde yönetilmesini sağlar.

Otel PMS sistemleri, otel yönetim programı olarak da adlandırılır, otel yönetim sistemlerinin sunduğu tüm işlevleri yerine getirebilir ve hem bulut tabanlı hem de on-prem (yerinde kurulum) versiyonları bulunur.

Bulut tabanlı PMS (Property Management System - Mülk Yönetim Sistemi), otel verilerini işletme dışındaki uzak sunucularda depolayan bir otel yönetim çözümüdür. Bulut tabanlı PMS kullanan oteller, tüm operasyonel işlemlerini internet üzerinden sunuculara erişerek yönetebilir. Bu durum, hem yöneticilere hem de personele mobilite, esneklik ve verimlilik sağlar.

Geleneksel PMS yazılımlarının yerel sunucular ve manuel güncellemeler gerektirdiği sistemlerden farklı olarak, bulut tabanlı PMS, otel yöneticilerinin her yerden, herhangi bir internet bağlantısı olan cihazla operasyonlarını yönetmesine olanak tanır. Aynı zamanda, bulut tabanlı PMS çözümleri ölçeklenebilir sistemlerdir ve gerçek zamanlı veri erişimi, otomatik yazılım güncellemeleri, kanal yöneticileri, rezervasyon motorları ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemleri gibi üçüncü taraf araçlarla sorunsuz entegrasyon sağlayabilir.

Ayrıca, bulut tabanlı PMS’ler veri güvenliğini artırırken, abonelik tabanlı uygun maliyetli fiyatlandırma modelleri sayesinde BT bakım maliyetlerini düşürerek operasyonel verimliliği de artırır.

PMS etkili kullanma adımları şu şekildedir;

• Sistemin kurulumu: Uygun bir PMS seçildikten sonra, otel bilgileri, oda kategorileri, fiyatlandırma ve politikalar sisteme eklenerek yapılandırma tamamlanır.
• Rezervasyon ve check-in yönetimi: Kurulumun ardından sistem çevrimiçi rezervasyon motorları ve OTA’lar (Online Seyahat Acenteleri) ile entegre olarak otelin oda müsaitliğini tüm platformlarda otomatik olarak günceller. Resepsiyon personeli, yaklaşan rezervasyonları kolayca görüntüleyebilir, odaları atayabilir ve check-in işlemlerini hızlı ve hatasız gerçekleştirebilir.
• Kat hizmetleri ve oda yönetimi: Sistem, otel içindeki farklı departmanların iletişim halinde çalışmasını sağlar. Kat hizmetleri personeli, oda durumlarını gerçek zamanlı olarak güncelleyerek resepsiyon personelinin otelin hangi odalarının yeni misafirler için hazır olduğunu görmesini sağlar.
• Faturalandırma ve ödeme işlemleri: PMS, faturalandırma, ödeme işlemleri ve finansal raporlama süreçlerini otomatikleştirir. Ayrıca, POS (Satış Noktası) sistemleriyle entegre olarak, otelin restoranı, spa hizmetleri veya oda servisi gibi ek hizmetlerin ödemelerinin de kolayca yönetilmesini sağlar.
• Misafir iletişimi ve CRM yönetimi: Birçok otel yönetim sistemi, misafir ilişkileri yönetimi (CRM) araçlarına sahiptir ve bu sayede misafirlerle kişiselleştirilmiş iletişim kurulmasını sağlar. Check-in öncesi bilgilendirme e-postalarından konaklama sonrası geri bildirim taleplerine kadar misafir deneyimini iyileştiren iletişim süreçleri otomatikleştirilebilir.
• Raporlama ve analiz: Otel yöneticileri, PMS’nin sunduğu raporları kullanarak otelin doluluk oranları, gelir durumu ve misafir tercihlerini takip edebilir. Bu veriler, fiyatlandırma stratejileri, pazarlama kampanyaları ve operasyonel iyileştirmeler için veri odaklı kararlar almaya yardımcı olur.
• Üçüncü taraf araçlarla entegrasyon: Modern PMS sistemleri, kanal yöneticileri, gelir yönetim sistemleri, muhasebe yazılımları ve sadakat programları ile entegre çalışarak otel operasyonlarının tek bir platformda sorunsuz yönetilmesini sağlar. Otel stok takibi, sadakat programı gibi diğer otelcilik programlarına entegrasyon, otel yönetim sistemlerinin daha verimli çalışmasını sağlar.

Otel yönetimi için yazılımlar, rezervasyon takibi, müşteri ilişkileri yönetimi, stok kontrolü ve faturalandırma gibi süreçleri otomatikleştirerek operasyonel verimliliği artırırken, sunduğu entegrasyon imkanlarıyla otellere büyük avantaj sağlar. İşte bir PMS kullanmanın başlıca avantajları:

• Operasyonel verimlilik: Otel yönetim sistemleri rezervasyon, check-in, faturalandırma ve kat hizmetleri yönetimi gibi günlük görevleri otomatikleştirir, manuel iş yükü ve hatalar azalır, otel personeli misafir memnuniyetine odaklanabilir.
• Kişiselleştirilmiş hizmet: Otel yönetim sistemleri, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçlarıyla entegre olarak, personelin önceki misafir tercihlerini bilerek onlara daha kişiselleştirilmiş hizmetler sunmasına yardımcı olur ve sadakati artırır.
• Rezervasyon entegrasyonu: Modern PMS sistemleri, Online Seyahat Acenteleri (OTA), Global Dağıtım Sistemleri (GDS) ve doğrudan rezervasyon motorları ile entegre çalışır. Oda müsaitliği ve fiyatlandırmayı bu platformlarda gerçek zamanlı olarak günceller. Çift rezervasyon riski azalır, doluluk oranları artar.
• Gelir yönetimi: PMS çözümleri, pazar trendlerini, rakip fiyatlarını ve talep tahminlerini analiz eden gelir yönetim ve raporlama araçları içerir. Yöneticiler dinamik fiyatlandırma stratejileri kurgulayarak otelin gelirlerini artırabilir.
• Kat hizmetleri yönetimi: Kat hizmetleri personeli, odanın temizlik durumunu gerçek zamanlı olarak güncelleyerek resepsiyonu bilgilendirir. Otomatik görev atamaları, temizlik ve bakım süreçlerinin daha hızlı ve verimli bir şekilde yürütülmesine yardımcı olur.
• Ödeme ve faturalandırma: POS sistemleriyle entegrasyonu otomatik faturalandırma özellikleri, ödeme süreçlerini kolaylaştırarak hata oranlarını düşürür ve finans yönetimini iyileştirir. Güvenli ödeme ağ geçitleri, misafir güvenliğini artırır.
• Gerçek zamanlı raporlama: PMS, gelir, doluluk oranları, misafir profilleri ve operasyonel verimlilik ile ilgili gerçek zamanlı raporlar sunarak otel yöneticilerinin veriye dayalı kararlar almasına ve kârlılığı artırmasına yardımcı olur.
• Uzaktan erişim: Bulut tabanlı PMS çözümleri, otel yöneticilerinin sisteme her yerden erişmesini sağlar. Çok şubeli oteller ve büyük otel zincirleri için uzaktan yönetim avantajı sunar.
• Maliyet avantajı: PMS, günlük iş akışlarını otomatikleştirerek manuel kayıt tutma ihtiyacını ortadan kaldırır ve operasyonel maliyetleri düşürür. Bulut tabanlı çözümler ise pahalı donanım ve BT bakım maliyetlerini ortadan kaldırarak daha ekonomik bir çözüm sunar.
• Entegrasyon yetenekleri: Çoğu PMS platformu, muhasebe yazılımları, pazarlama araçları, sadakat programları ve restoran POS sistemleri ile entegre çalışarak otel operasyonlarının tek bir platform üzerinden yönetilmesini sağlar.

En çok kullanılan otel programları; erişilebilirlik, ölçeklenebilirlik ve diğer otel yönetim sistemi araçlarıyla entegrasyon sağlama yetenekleri nedeniyle bulut tabanlı sistemlerdir. Bu çözümler rezervasyon, kat hizmetleri ve faturalandırma gibi otel operasyonlarını kolaylaştırırken yöneticilere gerçek zamanlı güncellemeler ve güvenli veri depolama imkanı da sunar.

Otel otomasyon sistemleri genellikle PMS (Mülk Yönetim Sistemi) olarak da kabul edilir. Ancak, otel otomasyon sistemleri sadece PMS’ler ile sınırlı değildir; aynı zamanda self check-in kioskları, mobil uygulamalar, akıllı oda sistemleri ve bulut tabanlı entegrasyon araçları gibi diğer teknolojileri de kapsayabilir.

Otel yönetim programları otellerde ön büronun yapması gereken rezervasyon, faturalandırma ve kat hizmetleri gibi görevlerini otomatikleştirerek manuel hataları azaltır, zaman tasarrufu sağlar ve misafir memnuniyetini artırır. Otel sisteminin en önemli fonksiyonu, otellerin operasyonlarını kolaylaştırma, verimliliği artırma ve işletme kaynaklarının etkili bir şekilde yönetilmesini sağlamadır.

Otel yönetim sistemleri; çevrimiçi rezervasyon yönetimi, ön büro işlemleri, kat hizmetleri takibi, faturalama, raporlama ve analitik ile üçüncü taraf araçlarla entegrasyon gibi özellikler sunarak otellerin verimliliğini artırır ve misafir memnuniyetini iyileştirir. Otel yönetim sistemi modülü ise otel operasyonlarının belirli bir alanını yöneten ve rezervasyon, ön büro, faturalandırma veya kat hizmetleri gibi süreçleri dijital olarak yönetmeyi sağlayan bağımsız bir bileşendir.