Oteller için Dijital Dönüşüm Rehberi; Otellerde E-Fatura ve E-Dönüşüm Çözümleri

Oteller, diğer hizmet ve üretim sektörleri gibi, en güncel dijital çözümleri benimseyerek dijital dönüşümlerini tamamlamaya çalışıyorlar. Dijital dönüşüm otellerde kağıt, baskı ve depolama masraflarını azaltmanın yanı sıra, geniş çaplı finansal operasyonları kolaylaştırarak hızlandırmaya da yardımcı oluyor. Oteller için dijital dönüşüm sürecini, e-fatura ve e-tahsilat gibi çözümleri ve çok daha fazlasını inceledik.

E-Fatura, E-Dönüşüm Nedir? Otellerde E-Tahsilat Çözümü 

E-dönüşüm, iş süreçlerinin dijital ortama taşınarak otomatize edilmesi ve verimliliğin artırılması sürecidir. Bu dönüşüm, veri yönetimi, işlemlerin hızlandırılması ve maliyetlerin düşürülmesi gibi avantajlar sağlar.

E-fatura, iş dünyasında kağıt kullanımını azaltarak maliyetleri düşüren ve işlemleri hızlandıran önemli bir e-dönüşüm uygulamasıdır. Peki, e-fatura nedir ve nasıl kesilir? E-fatura, geleneksel kağıt faturaların yerini alan, tamamen elektronik ortamda hazırlanan ve saklanan resmi bir belgedir. Bu dijital format, hem çevre dostu bir alternatif sunar hem de işletmelerin fatura kesme, görüntüleme ve yönetim işlemlerini kolaylaştırır. E-dönüşüm, bu ve benzeri dijital çözümleri kapsayarak, iş süreçlerini otomatize eder ve e-tahsilat gibi ödeme işlemlerini de hızlandırır. E-tahsilat, müşterilerden ödemelerin elektronik ortamda hızlı ve güvenli bir şekilde alınmasını sağlar. 

Otellerde e-tahsilat çözümü, misafirlerin ödeme süreçlerini dijitalleştirerek hem daha hızlı hem de daha güvenli bir yöntem olarak öne çıkıyor. Bu sistem, online rezervasyonlardan check-out işlemlerine kadar otelin tüm ödeme altyapısına entegre edilebilir. E-tahsilat, otellere, ödemeleri gerçek zamanlı olarak takip etme ve finansal raporlamayı daha etkin bir şekilde yapma imkanı sağlar. Otellerin operasyonel verimliliği artırır ve kağıt kullanımını azalttığı için çevre dostudur.

E-Fatura Nedir? 

E-Fatura, kağıt fatura yerine dijital olarak oluşturulan ve saklanan bir fatura türüdür. Ticari işlemleri elektronik ortamda belgeler, saklar ve vergi dairesine iletilir. E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetkilendirilmiş bir Elektronik Fatura Entegratörü aracılığıyla düzenlenir, iletilir ve saklanır. E-Fatura, ticari işlemlerin faturalandırılması için kullanılan resmi bir belgedir ve Türkiye’de 1 Ocak 2014 tarihinden itibaren belli ciroları aşan mükellefler için zorunlu hale getirilmiştir. 

Elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan bu faturalar, işletmelerin muhasebe ve finans süreçlerini dijitalleştirirken vergi kaçakçılığını önlemek ve vergi denetimlerini kolaylaştırmak için de kullanılır.

E-fatura nasıl kesilir?

E-fatura kesmek için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) başvurarak vergi mükellefi olmalısınız. İkinci adım olarak GİB ile entegre bir muhasebe yazılımı edinmelisiniz. Bu yazılım üzerinden alıcı ve satıcı, fatura tarihi, fatura numarası, ürün veya hizmetlerin detayları ve vergi tutarları gibi gerekli bilgileri ilgili alanlara girerek e-faturanızı düzenlemelisiniz. Bilgilerin doğruluğunu kontrol ettikten sonra, e-Fatura yazılımınız faturayı GİB Portalı’na iletir. Burada, faturanın doğruluğu ve uygunluğu kontrol edilecek ve onaylandıktan sonra alıcıya iletilmek üzere hazır hale gelecektir. Daha sonra faturayı alıcıya gönderebilirsiniz. 

E-Fatura üzerinde düzeltme yapılabilir mi?

E-Fatura üzerinde iki farklı yolla düzeltme yapılabilir. 

• İptal ve Yeniden Düzenleme: Hatalı fatura iptal edilir, ardından, doğru bilgilerle yeni bir e-fatura düzenlenir ve gönderilir.

• Düzeltilmiş Fatura Gönderme: E-Faturadaki hataların küçük olduğu durumlarda elektronik fatura portalı veya muhasebe yazılımı üzerinden düzeltme yapılabilir. Düzeltme işleminin, vergi mevzuatına uygun olması ve düzeltme işlemi yapıldıktan sonra, ilgili kurumlara düzeltme yapıldığına dair bilgi verilmesi gereklidir. 

E-Dönüşüm (Dijital Dönüşüm) Nedir?

E-Dönüşüm işletmelerin vergi işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmesini sağlayarak e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Defter gibi dijital belge ve defterlerin kullanımının yaygınlaşmasıdır. E-Dönüşüm kağıt kullanımını azaltarak çevreye duyarlı bir yaklaşımı desteklerken, aynı zamanda iş süreçlerinin hızlanmasını sağlar. E-dönüşüm süreci, otel terimleri arasındaki yerini alırken otel operasyonları için dijital çözümler sunarak sektördeki verimliliği artırmakta ve otel yönetimini daha dinamik hale getirmektedir. 

E-Dönüşümün Faydaları Nelerdir?

E-Dönüşüm fatura üretimi, paylaşılması ve saklanması süreçlerini dijitalleştirerek çevreye, işletmelere ve ülkeye faydalar sağlar. 

• Kağıt tüketimi azaltılarak doğal kaynakların korunmasını sağlar. 
• Fatura üretme, paylaşma ve saklanma sürecini dijitalleştirdiği için zamandan tasarruf sağlar. 
• Kağıt, baskı, postalama ve depolama gibi ihtiyaçları ortadan kaldırarak işletme maliyetini düşürür. 
• Faturalar dijital bir şekilde üretildiği ve saklandığı için denetim ve finansal raporlama süreçleri kolaylaşır. 
• E-Dönüşümle faturalar artık elektronik belgelere dönüştüğü için iş yerindeki verim artar. 

E-Arşiv e-Fatura farkı nedir?

E-Arşiv ve e-Fatura, vergi mevzuatına uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan iki farklı elektronik fatura türüdür. İşlev ve kullanım açısından bazı farklılıklar bulunmaktadır:

• E-Fatura, ticari işlemleri elektronik ortamda belgeleyen ve vergi dairesine iletilen bir elektronik fatura türüdür. E-Arşiv faturalar da işletmelerin ticari işlemlerini elektronik ortamda belgelemelerini sağlar ancak doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’na göndermez.

• E-Fatura, belirli mükellef grupları için zorunludur ancak E-Arşiv faturalar E-Fatura kadar resmi bir statüye sahip değildir.

• E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetkilendirilmiş bir Elektronik Fatura Entegratörü aracılığıyla düzenlenir ve gönderilir.

• E-Fatura, mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden elektronik olarak izlenebilir ve denetlenebilir. Ancak E-Arşiv faturalar, işletmelerin kendi muhasebe ve kayıt sistemlerinde kullanılmak üzere saklanır.

Özetle e-Fatura, resmi bir statüye ve belirli kurallara tabi iken, E-Arşiv faturalar ticari işlemleri belgelemek ve saklamak için daha esnek bir çözümdür.

E-fatura irsaliye yerine geçer mi?

Evet, E-Fatura, irsaliye yerine geçer. E-Fatura, bir ticari işlemin faturalandırılması ve belgelendirilmesi için kullanılırken, aynı zamanda bu işlemle ilgili irsaliyeyi de içerebilir. Dolayısıyla, e-Fatura düzenlenirken, aynı zamanda irsaliyenin de oluşturulması ve gönderilmesi mümkündür. Bu durumda, e-Fatura hem fatura hem de irsaliye fonksiyonunu yerine getirebilir.

Otellerde E-Tahsilat Çözümü 

Otellerde E-tahsilat çözümü dijital bir ödeme yöntemidir. Online rezervasyon siteleri veya otellerin kendi web siteleri üzerinden yapılan rezervasyonların ödemesini kolaylaştırır. Ayrıca, e-Tahsilat Çözümleriyle restoran, spa, oda servisi gibi ek hizmet ödemelerini de dijital olarak gerçekleştirilebilir. İşletmelerin ödeme süreçlerini hızlandıran otel e-tahsilat çözümleri müşteri memnuniyetini artırır ve operasyonel verimliliği yükseltir.

Otellerde e-Tahsilat çözümünün faydaları nelerdir?

Otellerde e-Tahsilat Çözümleri otel misafirlerine ödeme kolaylığı, işletmelere ise muhasebe ve raporlama süreçlerini hızlandırma gibi faydalar sağlar. Ayrıca oteller manuel işlemlerden kurtuldukları için operasyonel olarak daha verimli çalışırken kağıt, baskı ve depolama maliyetlerinden de kurtulabilirler. Ayrıca ödemelerin dijital olarak kaydedilmesi ve raporlanması, finansal yönetimi daha etkili hale getirir.

E-Dönüşüm Ürünleri Nelerdir?

E-dönüşüm ürünleri e-Fatura, e-Defter, e-İrsaliye gibi dijital ürünlerdir. E-dönüşüm ürünleri işletmelerin kağıt kullanımını azaltarak verimliliklerinin artırmasına ve dijital dönüşüm süreçlerini yönetmesine yardımcı olur.

• E-Fatura: Kağıt faturaların elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi ve saklanmasını sağlar.
• E-Arşiv Fatura: Faturaların elektronik ortamda saklanmasını ve arşivlenmesini sağlar.
• E-Defter: Defterlerin elektronik ortamda tutulmasını ve kayıtların dijital olarak tutulmasını sağlar.
• E-İrsaliye: Mal sevkiyatlarına ilişkin belgelerin elektronik ortamda oluşturulması ve iletilmesini sağlar.
• E-Makbuz: Satış işlemlerine ilişkin belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesini ve saklanmasını sağlar.
• E-Arşiv: E-Dönüşüm kapsamındaki diğer belgelerin (fatura, irsaliye, makbuz vb.) elektronik ortamda saklanmasını sağlayan bir arşivleme çözümüdür.
• E-Ticaret Platformları: İşletmelerin online satış yapabilmesini sağlayan ve E-Dönüşüm gereksinimlerine uygun olarak tasarlanmış e-ticaret platformlarıdır.
• E-Ödeme Sistemleri: Online alışverişlerde ve dijital ödeme işlemlerinde kullanılan ödeme sistemleridir.
• E-Tahsilat Çözümleri: İşletmelerin müşterilerinden ödemeleri elektronik olarak almasını sağlayan e-Dönüşüm ürünüdür.
• E-İmza: Elektronik belgelerin ve işlemlerin güvenli bir şekilde imzalanmasını sağlar.

E-Dönüşümün Muhasebe ve Finans Süreçlerine Etkileri 

E-Dönüşümün muhasebe ve finans süreçlerinin dijitalleştirilmesini ve otomasyonunu sağlarken elektronik ortamda tutulan verilerin izlenmesi, raporlanması ve denetlenmesi daha etkili bir şekilde yapılmasına imkan tanır. Ayrıca kağıt kullanımı azalır ve fiziksel belge depolama maliyetleri düşer. Elektronik ortamda belge ve veri saklama, depolama alanı ve arşivleme maliyetlerini azaltır.

Kuşkusuz ki e-Dönüşümün muhasebe ve finans süreçlerine en önemli etkisi vergi mevzuatındaki değişikliklere uyum sağlamayı hızlandırmasıdır. Ayrıca elektronik belge ve işlemler sayesinde muhasebe ve finans departmanları arasında hızlı ve doğru bilgi akışı süreçlerine hızlanmasına yardım eder.   

E-Tahsilat ile Ödeme Nasıl Yapılır? 

E-Tahsilat ile ödeme yapmak oldukça basittir ve genellikle 4 kolay adımdan oluşur: 

1. Ödeme Seçeneğini Belirleme: Ödeme yapmak istediğiniz platform veya işletme tarafından sunulan e-Tahsilat seçeneklerinden birini seçin. Bu genellikle bir web sitesi, mobil uygulama veya ödeme sayfası üzerinden gerçekleşir.
2. Ödeme Bilgilerini Girme: Ödeme yapacağınız tutarı ve kart bilgileri gibi diğer gerekli bilgileri ilgili alanlara girin. 
3. Ödeme Onayı:Girilen bilgileri kontrol edin ve ödemeyi onaylayın. Bazı durumlarda doğrulama kodu veya şifre istenebilir.
4. Ödemenin Tamamlanması: Ödeme işlemi tamamlandığında bir onay ekranıyla teyit edilir ve bir dekont veya işlem referans numarası sağlanabilir.

Otel Muhasebe Sorumluları için e-Tahsilat Çözümleri

Otel muhasebe sorumluları için üretilen e-Tahsilat çözümleri ödeme sürecini daha verimli bir şekilde yönetmelerine, otel gelirlerini daha etkili bir şekilde takip ve raporlamalarına olanak tanır. 

• Online Ödeme Sistemleri: Otel web sitesi veya rezervasyon platformları üzerinden misafirlerin rezervasyonlarını yaparken ödemelerini de yapmalarını sağlayan çözümlerdir. Kredi kartı, banka kartı veya diğer dijital ödeme yöntemlerini destekler.
• Mobil Ödeme Uygulamaları: Otel misafirlerine mobil uygulamalar aracılığıyla ödeme yapma imkanı sunan çözümlerdir. Genellikle otelin kendi mobil uygulaması veya üçüncü taraf ödeme uygulamaları olabilir.
• Sanal POS Hizmetleri: Otel muhasebe departmanlarına sanal POS hizmeti sunan çözümlerdir ve misafirlerin kredi kartı veya banka kartıyla ödeme yapmaları sağlanır.
• Otomatik Tahsilat Sistemleri: Otomatik ödeme tahsilatı sağlayan çözümlerdir. Bu yolla misafir ödemesi gereken toplam tutarın bir kısmını rezervasyon yaparken kalan tutarı ise belirli bir tarihte otomatik olarak tahsil edilebilir.
• E-Fatura ve E-Defter Entegrasyonu: Otel muhasebe sistemlerine entegre edilebilen e-Fatura ve e-Defter çözümleri, otel faturalarının elektronik olarak düzenlenmesini ve muhasebe kayıtlarının dijital olarak tutulmasını sağlar.

Otel muhasebe sorumluları için üretilen e-Tahsilat çözümleri bu gibi büyük operasyonlardaki finansal işlerin hızlanmasını ve düzenli takibini sağlayan araçlardır. Otellerin finans muhasebe departmanlarında olduğu kadar diğer tüm departmanlarını son teknoloji otel yazılımlarıyla yürütmek mümkün. Tüm operasyonu dijital yollardan yönetirken işgücü maliyetinden enerji maliyetine kadar birçok alanda tasarruf etmek için Protel Otel Yönetim Sistemlerini inceleyebilirsiniz.