Her sektörden işletmeler, özellikle de yıllık olarak kaynak ve iş gücü planlaması yapmak zorunda olan oteller için forecast (tahmin) yapmak, yöneticilerin bir sonraki yılın beklenen yoğunluğu, gelirleri ve masrafları konusunda öngörülerde bulunarak karşılaşabilecekleri zorlukların üstesinden gelmelerini sağlar. Forecast raporları, işletmelerin stratejik kararlar almasını kolaylaştırarak operasyonlarını daha verimli yönetmelerine de yardımcı olur.
Yöneticiler, forecast raporları sayesinde gelecekteki talepleri daha iyi analiz eder, bütçelerini optimize eder ve doğru iş gücü planlaması yaparak işletmelerini olası risklere karşı daha dayanıklı hale getirebilir. Forecast nedir? Forecast raporu ne anlama gelir? ve çok daha fazlasını yazımızda keşfedin!
Forecast Nedir?
Forecast, “tahmin” olarak Türkçeye çevrilebilir ve gerek otelcilik sektöründe gerekse diğer sektörlerde geçmiş ve mevcut verilere dayanarak öngörülerde bulunma süreci demektir.
Otelcilik sektöründe forecast, belirli bir dönemde satışa sunulacak oda sayısını tahmin etmek için kullanılan bir öngörü aracıdır. Bu tahmin, oteldeki toplam oda sayısını ve geçmiş doluluk verilerini dikkate alarak yöneticilere dolu olması beklenen oda sayısı hakkında bir fikir verir. Bu sayede, otel yöneticileri sezonda kaç oda satabileceklerini öngörerek fiyatlandırma, promosyon ve dağıtım stratejilerini daha bilinçli bir şekilde belirleyebilirler.
Forecast raporu ne demek?
Forecast Raporu işletmelerin geçmiş verileri baz alınarak gelecekteki performansını tahmin eden; gelir, talep, doluluk veya stok gibi unsurları ön görmeye yardımcı olan bir rapordur.
Otellerde forecast ne demek?
Otellerde forecast, otelin geçmiş verilerine, pazar trendleri ve rezervasyon kalıplarına bakılarak gelecekteki talep, doluluk oranları, gelir ve kaynak ihtiyaçlarını tahmin etmek anlamına gelir. Bu sayede otelin operasyonları iyileştirilerek ve kârlılığı artırılabilir.
Forecasting Süreci Nasıl İşler?
Forecasting’in amacı, otelcilerin pazar değişimlerine hızlı tepki verebilmesi, otellerinin doluluğunu optimize ederek gelirini maksimize etmek olmalıdır. Bunu etkili bir şekilde gerçekleştirmek için yöneticilerin otelin yıl boyu yada belirli dönemlerdeki doluluk oranı, odada yıl boyunca kaç geceleme yapıldığı ve odanın ortalama günlük ücreti gibi temel gelir metrikleriyle birlikte personel planlaması ve kaynak yönetimi gibi unsurları da göz önünde bulundurmaları gerekir. Forecasting sürecinde yönetici ne kadar fazla veriye sahip olursa Forecasting o kadar isabetli olur ve süreç o oranda faydalı olur.
Otellerde Kullanılabilecek Forecasting Yöntemleri
Tahminlerin temelini geçmiş performans verileri ve pazar trendleri oluşturmalıdır. Bu sayede işletmelerin geçmişte neleri kaçırdığı, gelecekte neler beklemesi gerektiği ve nasıl sürecinde ne gibi iyileştirmeler yapılabileceği analiz edilebilir.
- Geçmiş Verilere Dayalı Basit Model: Tahminler oluşturulurken işletmenin geçmiş performans verileri ve pazar trendleri baz alınarak gelecekteki talep öngörülebilir ve satış, pazarlama stratejileri buna göre şekillendirilebilir.
- Segmentasyon Tabanlı Gelişmiş Model: Daha doğru tahminler yapabilmek için temel metriklere ek olarak grup rezervasyonları ve olağan dışı talepler de analiz edilmelidir. Örneğin, bir yıl içinde otelin bir şirket etkinliği için toplu olarak rezerve edilmesi, bir sonraki yıl da aynı şekilde beklenemez. Bu nedenle yöneticiler oluşabilecek boşlukları doldurmak için yeni stratejiler geliştirilmeli ve farklı rezervasyon kaynaklarından gelir elde etmenin yolları araştırılmalıdır.
- Rekabet ve Pazar Analizi ile Gelişmiş Gelir Yönetimi: Gelir yönetimini optimize edebilmek için rakip fiyatları ve pazar trendleri dikkate alınarak stratejiler oluşturulmalıdır. Sezonluk fiyatlandırma, yeni hedef kitlelere yönelik kampanyalar ve promosyonlar gibi yöntemlerle rekabet avantajı sağlanabilir, fiyatlandırmada daha esnek olunabilir.
İşletmeniz İçin Forecast Raporunun Önemi
Otel sahipleri, gelirlerini en üst düzeye çıkarmak ve operasyonlarını verimli bir şekilde yönetmek için doluluk oranlarını doğru tahmin etmek zorundadır. Forecasting (tahminleme) raporu, otelcilerin oda talebini öngörerek fiyatlandırma, promosyon ve pazarlama stratejilerini belirlemelerine yardımcı olduğu için büyük öneme sahiptir. Ayrıca forecasting raporu:
- Doğru tahminler yaparak rekabet avantajı elde edilmesini sağlar.
- Talebe göre dinamik fiyatlandırma yaparak maksimum gelir elde edilmesine yardımcı olur.
- Otelde beklenen doluluğa göre personel ve tedarik planlamasını kolaylaştırır.
İyi Bir Forecast Raporunun Özellikleri
Konaklama sektörü için iyi bir tahmin raporunun özellikleri şunlardır:
- İyi bir tahmin raporu, geçmiş performans, rezervasyon trendleri, pazar koşulları ve rakip analizlerini içermelidir.
- Doluluk oranları, ortalama günlük fiyat (ADR), oda başına gelir (RevPAR) ve rezervasyon hızı gibi KPI’lar net bir şekilde belirtilmelidir.
- Raporda, veriler iş seyahati, tatil ve grup rezervasyonları gibi segmentlere ayrılmalı ve her segmentin talebi ve potansiyel geliri hakkında bilgi sunulmalıdır.
- Tahminler, kısa vadeli ve uzun vadeli dönemleri kapsamalıdır; gelecek aylar, çeyrekler ve hatta bir yıl boyunca öngörülerde bulunulmalıdır.
- Raporda, işletmenin geçmiş performansı ile gelecekteki projeksiyonları karşılaştırarak trend analizi yapılmalıdır. Bu, mevsimsellik gibi faktörleri veya özel etkinliklerin talep üzerindeki etkilerini belirlemeye de yardımcı olur.
- İyi bir tahmin raporu, yerel etkinlikler, tatiller ve yoğun sezonlar gibi işletmenin kontrolü dışındaki faktörleri dikkate alarak bunların talep ve fiyatlandırma üzerindeki etkisini sunmalıdır.
- En iyi durum ve en kötü durum senaryoları, piyasanın belirsizliklerini hesaba katmak için faydalı olacaktır.
- İyi bir tahmin raporu, eyleme geçirilebilir içgörüler ve stratejik öneriler sunmalıdır; fiyatlandırma stratejisi değişiklikleri, promosyon teklifleri veya personel ihtiyaçları gibi.
- Etkili tahmin raporları, veriyi görsel olarak sunmak için grafikler, tablolar ve panolar kullanır, bu da eğilimleri analiz etmeyi ve anlamayı kolaylaştırır.
Forecast Raporu ve İşletme Performansı Arasındaki İlişki
Bir tahmin raporu ile işletme performansı arasındaki ilişki, özellikle talep, gelir ve doluluk oranlarının sıklıkla değiştiği otelcilik gibi sektörlerde oldukça önemlidir. İyi hazırlanmış bir tahmin raporu, operasyonları, fiyatlandırmayı ve kaynak tahsisini optimize etmeye yönelik temel kararları yönlendirerek işletme performansını önemli ölçüde etkileyebilir.
Forecasting Yöntemleri ve Araçları
Forecasting yöntemleri ve araçları, işletmelerin özellikle talep ve gelirlerindeki dalgalanmalara bağlı olarak planlama ve kaynak tahsisi yapmalarına yardımcı olmak için kullanılması gereken temel yöntemlerdir. İşletmelerin tahmin yaparken kullanabileceği ana yöntemler ve araçlar şunlardır:
- Verinin Düzgün Bir Yapıda Depolanması İçin Uygun Yazılımlar
Otellerde tahmin yapabilmek için öncelikle verinin düzenli ve erişilebilir bir şekilde saklanması gerekir. Bunun için önbüro, rezervasyon, restoran ve stok yönetimi gibi farklı departmanlara uygun yazılımlar kullanılmalıdır. - Bu Veri Depolama Araçları Arasında Entegrasyon
Verileri birbirine bağlayarak daha kapsamlı ve doğru içgörüler elde etmek için farklı sistemlerin entegre çalışması gerekir. Örneğin, rezervasyon sistemindeki doluluk tahminleri, POS sistemindeki satış verileriyle eşleştirilerek daha isabetli gelir tahminleri yapılabilir. - Toplanan Verileri Analiz Eden Raporlama Araçları
Veriler, farklı yazılımlar aracılığıyla analiz edilerek anlamlı raporlar oluşturulabilir. Bu analizler için otel yönetim sistemleri (PMS), restoran yönetim sistemleri (POS) ve stok yönetim sistemleri (MC) gibi yazılımlar kullanılabilir. Örneğin, PMS sistemleri ön büro ve rezervasyon forecast raporları oluştururken, POS restoran forecast raporları için, MC ise stok tahminleri için kullanılır. - Bu Raporları Görselleştirme Araçları
Verileri daha iyi analiz etmek ve sunmak için görselleştirme araçları kullanmak büyük avantaj sağlar. Tableau, Power BI, Google Analytics gibi veri analitik araçlarıyla forecast raporları görselleştirilebilir. Alternatif olarak, oteller Protel gibi yazılımlardan özel raporlama hizmeti alarak ihtiyaçlarına uygun forecast raporlarını oluşturabilirler.
Forecasting Hataları ve Bunlardan Kaçınma Yolları
Veri doğruluğunu, tutarlılığını ve zamanlamasını sağlamak için veri kaynaklarını düzenli olarak güncelleyip, veri doğrulama işlemleri yapmak gereklidir.
Pazar değişimlerini ve dış faktörleri (ekonomik değişiklikler, rakip analizleri) göz önünde bulundurarak tahminleri ayarlamak gerekir.
Mevsimsel eğilimleri belirleyip, geçmiş verileri kullanarak tahminlere dahil etmek önemlidir.
Yerel ve küresel etkinlikler, tatiller ve ekonomik faktörleri takip ederek tahminleri bu verilerle güncellemek gerekir.
Müşteri tipi ve rezervasyon desenleri gibi kriterlere göre veri segmentasyonu yaparak tahmin doğruluğu artırılabilir.
Satış, pazarlama ve operasyonlar gibi departmanlarla işbirliği yaparak farklı bakış açıları entegre edilmelidir.
Nicel modeller ve uzman görüşlerini birleştirerek daha sağlam tahminler oluşturulmalıdır.
En iyi durum, en kötü durum ve en olası durum tahminlerini yaparak belirsizliğe hazırlıklı olmak gerekir.
Yeni veriler ve pazar değişikliklerine göre tahminleri düzenli olarak gözden geçirmek ve ayarlamak önemlidir.
İyimserliği dengeleyerek, gerçekçi tahminler oluşturmak için geçmiş veriler ve pazar bilgilerini dikkate almak gereklidir.
İşletmenizde Forecasting Uygulamak İçin İpuçları
İşletmenizde forecasting uygulamak için temel ipuçları:
- Güvenilir kaynaklardan yüksek kaliteli veriler topladığınızdan emin olun. Geçmiş performans verileri, pazar trendleri ve tahminlerinizi etkileyebilecek işinizle ilgili dış faktörler gibi.
- İş türünüze ve hedeflerinize uygun bir tahmin yöntemi seçin. Geçmiş verilere dayalı niceliksel yöntemler veya pazar araştırması, müşteri geri bildirimleri ve rakip analizleri gibi yöntemler kullanabilirsiniz.
- Satış, pazarlama ve operasyonlar gibi önemli departmanları tahmin sürecine dahil edin. Onların içgörüleri ve verileri daha doğru ve kapsamlı bir tahmin oluşturmanıza yardım edebilir.
- Tahmin yapmaya yeni başlıyorsanız, geçmiş verilere dayalı basit bir modelle başlayın. Deneyim kazandıkça, segmentasyon, pazar analizi ve rakip karşılaştırmaları gibi daha gelişmiş teknikleri entegre edebilirsiniz.
- Pazar sürekli değişiyor, bu nedenle tahminlerinizi düzenli olarak gözden geçirin, güncelleyin ve trendleri takip edin.
- Tahminlerinizde aşırı iyimser veya karamsar olmaktan kaçının. Birden fazla senaryo oluşturarak potansiyel sonuçları daha net anlamayı deneyin.
- Forecasting sürecini otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için raporlama çözümleri yöneticilere büyük fayda sağlayabilir. Otel yazılımı ile entegre çalışan iş zekâsı ve raporlama çözümleri, otel PMS’inden aldığı verileri düzenleyerek işletmenin forecast yapmasına yardımcı olabilir. Otel yöneticileri, bu dijital araçlar sayesinde daha etkili forecast raporları elde edebilir ve otelin başarısını artırabilir.
Etkili Bir Forecasting Stratejisinin İşletmeye Katkıları
Etkili bir tahmin stratejisi, bir işletmenin başarısı ve büyümesi üzerinde önemli katkılar sağlar:
- Bilinçli Karar Verme: Doğru tahminler, işletmelerin fiyatlandırma, envanter yönetimi, pazarlama, personel planlaması ve diğer operasyonel alanlarda bilinçli kararlar almasına yardımcı olur.
- Finansal Planlama: Forecasting, işletmelerin gelir ve giderleri öngörmesine olanak tanır, böylece yöneticiler daha iyi finansal planlama ve bütçeleme yapabilir.
- Risk Azaltma: Pazardaki dalgalanma ve belirsizlikleri tahmin etmek, işletmelerin bu durumlara hazırlıklı olmalarını sağlar ve potansiyel riskleri azaltır.
- Stok Yönetimi: Forecasting, işletmelerin doğru stoklama yapmalarını sağlar, böylece az ya da fazla stoklamanın oluşturacağı sorunlar engellenir.
- İş Gücü Planlaması: İşletmeler daha etkili personel planlaması yapabilir ve iş gücü israfını önler.
- Gerçekçi Hedef Belirleme: İyi bir forecasting stratejisi, uzun vadeli trendler ve pazar değişiklikleri hakkında bilgi sağlayarak işletmelerin gerçekçi hedefler belirlemesine yardımcı olur.
- Fiyatlandırma ve Müşteri Segmentasyonu: İşletmeler, karşılaşacakları talebi anlayarak fiyatlandırma stratejilerini ayarlayabilir ve yeni müşteri segmentlerine hitap edebilir.
- Departmanlar Arası Uyumu Sağlama: Tahminler, satış, pazarlama, finans ve operasyon gibi departmanlar arasında ortak bir zemin ve hedef sağlar.
- Proaktif Hazırlık: Forecasting yapan işletmeler, müşteri davranışları veya rakip hareketleri gibi pazar değişimlerine tepki vermek yerine, bu değişimlere proaktif olarak hazırlanabilir.
- Büyüme Stratejileri ile Uyum: Tahmin, işletmelerin kısa vadeli faaliyetlerini uzun vadeli büyüme stratejileriyle hizalamalarına olanak tanır, yeni fırsatları belirlemeye, operasyonları optimize etmeye ve zaman içinde sürdürülebilir bir iş modeli inşa etmeye yardımcı olur.
Ayrıca, otel yönetim sistemlerinden gelen veriler, misafir tercihlerini anlamak, daha verimli gelir yönetimi yapmak ve pazarlama faaliyetlerinizi iyileştirmek için kullanılabilir. Bu verilerin nasıl yönetileceğini keşfetmek için “Veri Yönetimi Nedir?” yazımızı inceleyebilirsiniz.
