En Uygun Otel Programı Nasıl Seçilir?

Tıpkı restoranlardaki POS’lar gibi, otellerdeki otel programları da çoğu işletmenin eskiden lüks, bugünse zorunluluk olarak gördüğü bir öğe. Yalnız, belirtmek gerekir ki “otel programı” olarak sınıflandırılabilecek birçok yazılım var. Bu yazılımların da birbirinden oldukça farklı ve değişik önem derecelerine sahip işlevleri var. Otelciler arasındaysa basitçe “otel programı” şeklinde ifade edilen yazılımlar genelde PMS yani otel yönetim sistemleri. İşte bu makalede, diğerleri hakkında da bilgi verecek olmakla birlikte ağırlıklı olarak bunlardan bahsedeceğiz.

Otel programı veya otel yönetim sistemleri nedir?

Otel yönetim sistemlerinin ya da yaygın adıyla otel programlarının İngilizcedeki adı; property management system. Biz bu ifadeyi Türkçeye otel yönetim sistemi diye çevirsek de aslında bu yanlış bir çeviri. Aslında PMS, mülk yönetim sistemi demek. Yurt dışında han, hamam, konukevi, oda, tüp otel, küp otel gibi birçok çeşit konaklama tesisi olmasına karşın; bizdeki en yaygın turistik tesis tipinin otel olmasından ötürü böyle bir çevirinin yaygınlaşmış olması muhtemeldir.  Bu bilginin konumuz açısından önemi şu: Otel yönetim sistemleri, adlarının aksine sadece otellerde kullanılabilen programlar değildir. Her türlü turistik tesiste kullanılabilir ve çok da fayda sağlarlar.
Otel yönetin sistemleri sektöre girdikleri ilk zamanlarda rezervasyonları yönetmenin dışında pek bir işlevleri yoktu. Ancak bugün gelinen noktada otel yönetim sistemleri otelin beyni konumuna geldi. Zaten bu nedenle sık sık otel otomasyon programları olarak da anılırlar. Hâlâ yalnızca temel işlevleri barındıran ve daha fazlasını sunmayan otel otomasyon programları da bulunmaktadır. Peki, otel otomasyon programları bu kadar gelişmesine rağmen, yalnızca temel işlevleri sunan bu otel programları piyasada nasıl tutunabiliyor? Hâlâ nasıl rağbet görebiliyor?
Bunun iki temel sebebi var. Birincisi fiyat. Her yazılım gibi otel yazılımı geliştirmenin de bir Ar-Ge masrafı var. Otel yazılımının sunabildikleri ve becerileri arttıkça da, ister istemez bu masraf da artıyor. Bu da doğrudan otel yazılımının satış fiyatına etki ediyor.
İkinci sebepse ihtiyaç. Her otelin ihtiyacı aynı değil. Bazı oteller bundan yıllar önce olduğu gibi, sadece satış ve rezervasyonların yönetimini kolaylaştıracak bir otel otomasyon programına ihtiyaç duyuyorlar. Zaten yalnızca bu tür temel işlevleri barındıran otel yazılımlarından “otel rezervasyon yazılımı” diye de bahsediliyor.
Asıl konumuza gelmeden önce değinmekte fayda olan bazı yan konular ve otel yazılımlarının fiyatını doğrudan veya dolaylı olarak etkileyen bazı etmenler var. “En uygun otel programı nasıl seçilir?” sorusunu yanıtlama aşamalarından biri de bu etmenlerin neler olduğunu anlamak ve algılamaktan geçiyor.

En uygun otel programı nasıl seçilir?

Otel yazılımlarında ya da otel yönetim sistemlerinde fiyatı belirleyen iki etken var demiştik. Bunlardan biri olan ihtiyaç, doğrudan otelin kendi şartları tarafından belirlenir. Otelin oda sayısı az, faydalandığı satış kanalları sınırlı, çalışma şekli sezonluk olabilir. Bu durumda olabildiğince temel özelliklere sahip bir otel yönetim sistemi veya PMS, bu otelin ihtiyaçlarını karşılayacaktır.
Burada bir dipnot düşmekte fayda var: PMS’in, yani otel yönetim sisteminin temel özellikleri barındırması kötü bir PMS olduğu anlamına gelmek zorunda değildir. Kaldı ki büyük yazılım firmalarının sunduğu çok gelişmiş otel yazılımlarının bile sadece temel özellikleri sunan ve daha uygun fiyatlı sürümleri bulunmaktadır. Nasıl ki her otel, her şubesi üç yüz odaya sahip, dünya çapında bir zincir otel olmak zorunda değilse, her otel yönetim sistemi de yazılım teknolojisinin el verdiği bütün olanakları sunmak zorunda değildir.
En uygun otel programını belirlerken getiri-götürü muhasebesi de iyi yapılmalıdır. “Kaz gelecek yerden tavuk esirgenmez.” diye bir atasözümüz vardır. Bu değerlendirmede kılavuzlardan biri bu atasözüdür. Eğer aldığınız otel yönetim sisteminin herhangi bir özelliği yaptığınız yatırımı fazlasıyla karşılıyorsa o özelliği de kurulumunuza ekletmekte tereddüt etmeyin. Ancak çevrim içi satış yapmayan bir otelin, satış kanallarıyla tümleşik çalışan bir otel yönetim sistemine ihtiyacı yoktur. Yani işletmeler, kaz gelecek yerden tavuğu esirgememeli; ama “Alalım da bir kenarda dursun, lazım olur.” mantığıyla da hareket etmemelidir.

Otel yazılımlarının özellikleri nelerdir?

Temel otel yönetim sistemleri, yukarıda bahsettiğimiz özellikleri barındırır. Peki, bunların gelişmiş olanları neler yapabiliyor? Bu soruyu yanıtlarken tek sınır hayal gücü dense yeridir. Otel yazılımların yani otel yönetim sistemlerinin çok kilit bir özelliği var. Bu programlar, tüm rezervasyonları ve satışları organize ettikleri için otelin en önemli verileri bu yazılımlar üzerinde birikiyor. Yalnızca bu veriyi kullanarak yapabilecekleriniz bile kuramda sınırsız sayılır. Gelir yönetiminden durum öngörülerine, analitik verilerden istatistik verilere ulaşıp ayrıntılı raporlama yapmaya kadar pek çok işlem halihazırda yapılabiliyor. Bunun dışında, firmalar ve girişimciler her gün yeni bir iş modeliyle çıkageliyor. Bunların kimileri oteller için çok faydalı, kimileriyse dişe dokunur bir getiri ya da müşteri memnuniyeti yaratmıyor. Ancak üretilebilecek iş modelleri neredeyse sınırsız gibi…
Bunların dışında otel programları, üçüncü taraf sistemlerle bütünleştiğinde çok daha geniş bir beceri yelpazesine sahip oluyor. Kanal yöneticileri, karşılama ve bilgilendirme sistemleri veya erişim denetim sistemleri bunlara örnek olarak gösterilebilir. Tabii burada da, tıpkı az önce bahsettiğimiz gibi, olasılıklar neredeyse sınırsız.
Bunların dışında otel yönetim sistemlerinin bulut veya taşınmaz olması durumuna karar vermek gerekiyor. Günümüzde neredeyse tüm iş modelleri ve sistemler, bir şey indirip kurmanız gerekmeyen ve verilerin bir üçüncü taraf sunucusunda güvenle saklandığı yöntemlere doğru kayıyor. SaaS ve bulut modeller bunların başlıcaları. Ancak bulut otel programlarının mı kullanılacağı, yoksa taşınmaz bir sistem mi kurulacağı da bir tercih ve şartların neyi gerektirdiğinin belirlenmesi meselesi. Her ne kadar eğilim bulut sistemlerden yana olsa da taşınmaz sistemler de hâlâ revaçta ve iki sistemin de kendine üstünlükleri ve zaafları var. Bunların bir uzman gözüyle değerlendirilerek otelin koşullarıyla kıyaslanması en doğru tercihi yapmakta yardımcı olacaktır.
Bunların dışında bazı otel yönetim sistemleri çok şubeli işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde geliştirilmişken bazıları da özellikle belirli konaklama işletmelerine odaklanarak geliştirilmiştir.
En uygun otel programını seçmekte bunların hepsi birer etkendir. Bu tür tercihlerde gözetilmesi gereken “dengedir”. İhtiyaçlar, fiyat ve olası fayda ve getiriler arasında bir denge gözetilmelidir. Denklemdeki bu değişkenlerin yalnızca birine odaklanarak yapılan tercihler ya işletmeye umulduğu kadar fayda sağlamayacak ya da en iyimser ihtimalle yersiz harcamalar yapılmasına neden olacaktır.
En uygun otel yönetim sisteminin seçilmesiyle ilgili verdiğimiz ipuçlarının ardından birer örnek vermekte fayda var.
Opera otel yönetim sistemi sektörde uzun yıllardır güvenle kullanılan ve sık tercih edilen bir otel yazılımıdır. Birçok üçüncü taraf sistemle de bütünleşebildiği bilinmektedir. Opera otel yönetim sistemini daha ayrıntılı incelemek için buraya tıklayın.
Suite8 otel yönetim sistemiyse tur şirketleriyle sık sık çalışan resort otellere odaklanılarak geliştirilmiş bir otel yönetim sistemidir. Suite 8 otel programını incelemek için de buraya tıklayabilirsiniz.