İçindekiler
Dijitalleşmenin hız kazanmasıyla birlikte, kağıt faturalardan elektronik faturalara geçiş hem işletmeler hem de bireyler için büyük önem taşıyor. Peki, e-Fatura nedir ve e-Faturaya nasıl giriş yapılır? Kimler e-Faturaya geçmek zorunda? 2025 yılında kapsama dahil edilecek yeni işletme grupları neler? E-Fatura uygulamasında dikkat edilmesi gerekenler makalemizde, e-Fatura hakkında merak edilen temel sorulara yanıtları derledik. Bu rehber, e-Fatura sürecinde karşılaşabileceğiniz sorulara yanıt vererek süreci daha iyi yönetmenize yardımcı olacak.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), e-Fatura uygulamasının kapsamını zamanla genişleterek daha fazla mükellefi bu sisteme dahil etti. En son düzenlemelere göre, 2023 hesap dönemi brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin, 1 Temmuz 2024 tarihine kadar e-Fatura uygulamasına geçmeleri zorunlu kılıyor.
Ayrıca, e-Ticaret, gayrimenkul ve motorlu taşıt alım-satım sektörlerinde faaliyet gösteren ve 2023 yılı brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olan mükelleflerin de aynı tarihe kadar e-Fatura sistemine geçmeleri gerekiyor.
Bunun yanı sıra, Kültür ve Turizm Bakanlığı veya belediyelerden yatırım ya da işletme belgesi alarak konaklama hizmeti sunan işletmeler için herhangi bir ciro sınırı olmaksızın e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçiş zorunluluğu bulunuyor.
E-Fatura Nedir?
E-Fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip, elektronik ortamda hazırlanan ve gönderilen bir belge türüdür. Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmiş olan bu sistem, fatura süreçlerinin dijitalleştirilmesi amacıyla geliştirilmiştir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen e-Fatura sistemi, kağıt fatura kullanımına son vererek, işlemleri daha hızlı, güvenilir ve çevre dostu hale getirir.
Konu hakkında daha fazla bilgi almak için E-Fatura Nedir, Nasıl Çalışır, Avantajları Nelerdir? sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
Elektronik fatura (e-Fatura) uygulamasına ilişkin düzenlemeler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayımlanan tebliğler ve duyurularla güncellenmektedir. Bu kapsamda, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerine düzenleyecekleri faturalar ve bu faturaların muhafaza ile ibraz yükümlülükleri konusunda güncel durum aşağıdaki gibidir:
Karşılıklı e-Fatura Düzenleme Zorunluluğu:
421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 397 Sıra Numaralı Tebliğ uyarınca, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, birbirlerine yaptıkları mal ve hizmet teslimleri için faturaları elektronik ortamda düzenlemeleri ve almaları zorunludur. Bu düzenleme, 01.04.2014 tarihinden itibaren yürürlüktedir. Dolayısıyla, e-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflerin, birbirlerine kağıt fatura düzenlemeleri mümkün değildir. Eğer e-Fatura düzenleme zorunluluğu bulunan bir mükellef, başka bir e-Fatura mükellefine kağıt fatura düzenlerse, bu fatura vergi mevzuatı açısından hiç düzenlenmemiş sayılır. Bu nedenle, e-Fatura mükelleflerinin, birbirlerine düzenleyecekleri faturaları mutlaka elektronik ortamda göndermeleri ve almaları gerekmektedir.
Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü:
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili hükümleri gereğince, mükellefler, düzenledikleri ve adlarına düzenlenen faturaları yasal süreler boyunca muhafaza etmek ve talep edildiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler. e-Faturaların veri bütünlüğü ve kaynağının inkar edilemezliği, mali mühür ile sağlanmaktadır. Mali mühürün doğruluğu ve geçerliliği sadece elektronik ortamda kontrol edilebildiğinden, e-Faturaların kağıda basılarak saklanması uygun değildir. Bu nedenle, mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerlerindeki mali mührü de içerecek şekilde, kanuni süreler dahilinde kendi elektronik, manyetik veya optik ortamlarında muhafaza etmeli ve istendiğinde bu ortamlarda ibraz etmelidirler.
Güncel Düzenlemeler:
GİB, e-Fatura uygulamasının kapsamını genişletmekte ve yeni düzenlemeler getirmektedir. Örneğin, 22 Ocak 2022 tarihli ve 31727 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 535 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçiş zorunluluğuna ilişkin hadler güncellenmiştir. Bu tebliğ ile brüt satış hasılatı belirli tutarları aşan mükellefler için e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçiş zorunluluğu getirilmiştir. Ayrıca, belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler için de e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunmaktadır. Bu nedenle, mükelleflerin güncel mevzuatı takip etmeleri ve yükümlülüklerini zamanında yerine getirmeleri önem arz etmektedir.
Sonuç olarak, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, birbirlerine yaptıkları mal ve hizmet teslimleri için faturaları elektronik ortamda düzenlemeleri ve almaları zorunludur. Ayrıca, bu faturaların elektronik ortamda muhafaza edilmesi ve talep edildiğinde ibraz edilmesi gerekmektedir. Güncel düzenlemelerle birlikte, e-Fatura uygulamasının kapsamı genişlemekte ve daha fazla mükellef bu sisteme dahil olmaktadır. Bu nedenle, mükelleflerin mevzuatı yakından takip etmeleri ve yükümlülüklerini yerine getirmeleri büyük önem taşımaktadır.
E-Arşiv ve E-Faturanın Arşivlenmesi
Elektronik fatura uygulamasında düzenlenen ve alınan faturalara ilişkin olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından saklama hizmeti verilmemektedir. Portal üzerinden düzenlenen ve alınan faturalar, mükellefler tarafından arşivlenerek kendi bilgi işlem sistemlerinde veya Başkanlığımızdan saklama hizmeti konusunda yetki almış kuruluşların bünyesinde saklanmalıdır. Portalda bulunan arşivleme bölümü sadece gelen ve gönderilen faturaların pasife çekilerek posta kutusunda ve gönderilenler kutusunda yer alan fatura trafiğinin rahatlatılmasına yönelik olarak hazırlanmış bir ekran olup bu ekrandaki faturaların kullanıcı tarafından kendi bilgisayarlarına indirilerek, bünyelerinde veya saklamacı kuruluşlar nezdinde muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Temel ve Ticari Fatura Senaryosu / e-Faturanın Reddi
“Temel fatura” ile “ticari fatura” arasında sadece faturaya sistem üzerinden itiraz imkanı açısından farklılık bulunmaktadır. Her iki fatura da sistemler tarafından alınmak zorundadır. Alınan ticari faturaya e-Fatura uygulaması üzerinden Red veya Kabul mesajı gönderilmesi imkanı vardır. Temel faturaya itiraz ise e-Fatura uygulaması üzerinden değil harici yollarla yapılabilmektedir.
e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar, uygulama kapsamında, uygulamadan yararlanma
yöntemine ve gönderilen e-Faturanın senaryo tipine (temel/ticari) bakılmaksızın, gelen e-Faturaları almaktan imtina edemezler ve Başkanlığın yayımladığı şema/şematron kontrolleri ile imza doğrulaması hatası dışında reddedemezler. Entegrasyon ve özel entegratör yöntemini kullanan mükellefler, Başkanlığın belirlediği şema ve şematron dışında kurallar belirleyemez ve kullanamazlar. Aksi yönde hareket eden entegratör ve özel entegratörlerin, entegrasyon izinleri Başkanlık tarafından iptal edilebilir. e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların, e-Faturalara itiraz yöntemleri teknik kılavuzlarda düzenlenmiş olup, temel fatura kapsamında düzenlenen faturalara mükellefler, mevzuat hükümleri çerçevesinde muhasebe kayıtlarına alıp iade faturası düzenleyerek ya da muhasebe kayıtlarına almadan harici yollar ile sistem dışından itiraz edebilirler. Ticari fatura senaryosu kapsamında düzenlenen faturalarda ise uygulama yanıtı ile faturalar kabul ya da red edilebilmektedir.
Ünvan Değişikliği
e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, ünvanının değişmesi halinde 15 gün içinde unvan değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni ünvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Ünvan değişikliğine giden mükellefin eFatura sistemindeki ünvanı, dilekçesine istinaden güncellenecek olup, mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, eski ünvana ait mali mühürleri ile işlem yapmaya devam edebileceklerdir.
Nevi Değişikliği
e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün içerisinde, nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Nevi değişikliğine giden mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, e-Fatura Uygulamasından eski Vergi Kimlik Numarasına ait unvan ve mali mühür ile yararlanmaya devam edeceklerdir.
Bu süre zarfında, eski unvanlarına düzenlenen faturaları muhasebeleştirebilecekler, düzenleyecekleri e-Faturalarda, yeni unvan ve Vergi Kimlik Numarası bilgilerine faturanın açıklama alanında yer vereceklerdir. Yeni unvanlarına ait mali mührün üretim/teslim bilgisi Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından Başkanlığa iletildikten sonra, Başkanlık tarafından eski hesapları kapatılarak, yeni hesapları aktive edilecektir. Bu tarihten sonra yeni VKN, yeni unvan ve yeni mali mühür kullanılarak e-Fatura düzenlenecektir.
Otel ve restoran yazılımları için e-Fatura süreçleri
Otel ve restoran yazılımları, e-Fatura sürecinde işletmelerin mali ve operasyonel süreçlerini dijitalleştirerek büyük kolaylık sağlar. Otel yazılımı ve restoran programı araçları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile entegre çalışarak e-Fatura düzenleme, gönderme ve alma işlemlerini otomatik hale getirir. Otel yazılımları, konaklama hizmetleri için kesilen faturaları rezervasyon ve ödeme bilgileriyle eşleştirirken, restoran yazılımları, masa siparişlerinden paket servislere kadar tüm satışların faturalarını hızlı ve hatasız bir şekilde oluşturur. Bu sistemler, fatura veri bütünlüğünü ve mali mühür doğruluğunu garanti ederken, işletmelerin yasal muhafaza ve ibraz yükümlülüklerini yerine getirmesine de olanak tanır.
E-Fatura Uygulamasını Gelir İdaresi Başkanlığının Portal Yöntemi ile Kullanacak Mükellefler
E-fatura uygulamasını GİB Portal yöntemiyle kullanacak mükelleflerin e-Fatura gönderip alabilmeleri için www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-Fatura Uygulaması Portal kılavuzunda belirtilen şekilde ilgili programları yüklemeleri kılavuzda gösterilen yönergelere uymaları gerekmektedir.
Kaynak: Gelir İdaresi Başkanlığı resmî internet sitesidir. E-fatura ve e-arşivle ilgili yönetmeliklere ve mevzuatlara buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.
